Ampliación de la información programa Gextor CRM

La correcta definición de una estrategia CRM ayuda a la empresa a conocer mejor a sus clientes y a mejorar en todos aquellos aspectos que permitan incrementar la satisfacción del cliente. La puesta en marcha de un programa CRM no se centra en la mera implantación de una herramienta, sino que debe contemplar la correcta definición de los procesos asociados que garantizarán el éxito de la puesta en marcha de la estrategia definida.

Programa Gextor CRM nace con la vocación de liderar toda la estrategia CRM necesaria en cualquier compañía que desee alcanzar cuotas de eficacia y calidad en las relaciones con sus clientes.

Está integrado totalmente con el programa ERP Gextor, entorno online (web), compatibilidad total con navegadores actuales del mercado y optimizado para “tabletas” con pantallas de 10’.

Resumen programa Gextor CRM:

  • Módulo de ventas y comercial.
  • Módulo de marketing.
  • Módulo de servicios.
  • Módulo de reporting.
  • Módulo de administración.

Se accede a través del botón correspondiente del menú principal del programa ERP Gextor.

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Entrada al módulo y menú principal.

3Nada más entrar en el módulo de CRM, una vez introducido el usuario, la contraseña y la empresa a la que queremos acceder, en la esquina superior derecha, nos aparece un cuadro que nos informa del usuario que inició sesión del programa Gextor y la empresa abierta actualmente.

4Al hacer doble clic sobre el campo agente, se nos habilitaría directamente el módulo comercial, como si pincháramos sobre la pestaña comercial, pero directamente con la información asociada al agente con el que hemos entrado, y que tiene que estar asociada con un usuario del programa ERP Gextor.

Menús del programa Gextor CRM

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El módulo tiene siete partes bien diferenciadas por pestañas:

1.- Home

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Sería el “panel de control” del agente o supervisor, se puede parametrizar y definir por cada usuario / agente. Es el escritorio en el que nos aparecerán nuestras actividades: alertas, avisos, tareas pendientes, etcétera, y donde se pueden establecer los resúmenes de ventas y presupuestos, las noticias, etcétera, además de a mi calendario de citas.

Desde aquí y desde cualquiera de los otros módulos a los que accedamos, siempre tenemos vínculos directos a nuevas actividades, clientes, presupuestos, etcétera y a mis favoritos.

2.- Ventas

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Aquí se incluyen los accesos a la información de clientes, pudiendo acceder en detalle a toda la información asociada a un cliente a su vez y que se manifiesta a través de nuevas pestañas de potenciales, contactos, presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, actividades y artículos asociados, e incluso en el detalle de cada cliente, un resumen del mismo, de sus actividades, reclamaciones, contactos, direcciones, presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, devoluciones, abonos, efectos, proyectos e informes.

En resumen gestiona todo tipo de actividad u oportunidad contra contactos, clientes existentes o potenciales con el fin de gestionar la posibilidad de ofertar o vender, productos y servicios.

3.- Comercial

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Aquí se incluyen los accesos a la información de agentes, pudiendo acceder en detalle a toda la información asociada a un agente a su vez y que se manifiesta a través de nuevas pestañas de actividades, objetivos, noticias y grupos de agentes, o incluso en el detalle de cada uno de ellos un resumen del mismo, comisiones, objetivos, actividades, efectos, clientes, potenciales, contactos, presupuestos, pedidos, albaranes, facturas e informes de este agente.

Muy conectado con el resto de módulos, y desde la perspectiva del agente, permite medir, todas las acciones realizadas y pendientes, así como las comisiones y objetivos asociados a los mismos.

4.- Marketing

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Desde aquí, el jefe de ventas, puede planificar todas las campañas a realizar, y podrá controlar a los clientes potenciales, los contactos, actividades, las campañas, listas de mailing, plantillas de correo y los orígenes de las actividades.

En resumen, permite medir cualquiera de las acciones realizadas en el módulo de ventas, bajo el prisma de una campaña, y analizar su resultado.

5.- Servicios

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Podemos visualizar y gestionar actividades, reclamaciones y tipos de incidencias.

Desde aquí también tenemos vínculos directos a nuevas actividades, clientes, presupuestos, etcétera y a favoritos, y a nuestro calendario de citas.

Desde aquí se realiza la gestión de los contratos, incidencias y reclamaciones sobre productos o servicios vendidos a nuestros clientes.

6.-Informes

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Desde aquí se pueden configurar y obtener múltiples informes.

7.- Administración

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Desde aquí se definen los sectores y los cargos que posteriormente utilizaremos para clasificar a los distintos tipos de cliente.

También se definen en la pestaña de configuración, las validaciones que debe realizar el programa al grabar, así como la configuración de los correos automáticos a enviar y la información del servidor. También las posibles situaciones de las oportunidades, los motivos de rechazo de las oportunidades.

Home

Es la pantalla central de trabajo del agente, desde aquí tenemos varias zonas a definir.

Desde aquí tenemos la información de control y seguimiento de todas las áreas, está orientada al perfil de cada usuario y podemos poner avisos, alertas, tareas pendientes, etcétera.

La zona superior nos lleva a cada uno de los módulos diferenciados descritos antes, al pinchar sobre la pestaña correspondiente.

Una vez estemos en cada módulo, siempre podremos volver al panel central pinchando en la pestaña Home que está visible arriba a la izquierda en cualquier pantalla que nos situemos del CRM, o bien desplegando el menú de módulos correspondiente que se encuentra abajo a la izquierda de Home:

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En la parte central aparecen mis actividades y me permite pinchando simplemente en el título ir a la parte de actividades del módulo de ventas.

En la parte de la izquierda como hemos explicado antes, siempre tendremos un vínculo directo a las siguientes funcionalidades, que pasamos a explicar en detalle, que se repetirán y estarán activas en cada una de las pestañas descritas anteriormente y que un poco más abajo pasamos a describir en detalle.

15Si además el usuario que entra es jefe de ventas, podrá visualizar solo sus actividades o las suyas más las de sus agentes, marcando o desmarcando el check que aparece arriba a la derecha: 16

También tenemos un botón para refrescar en el caso de haber introducido o modificado alguna actividad nueva  17.

Abajo aparecerán dos resúmenes como agente, de Mis presupuestos del año actual y los estados en los que están en una representación tipo tarta y también la evolución de mis ventas del año actual en diagrama de Gantt. Pinchando directamente en mis presupuestos, me llevará a la opción de presupuestos del módulo de venta.

A la derecha tendré mi agenda, donde estarán marcados, los días en los que tengo tareas a realizar y dónde podré consultarlas poniendo el ratón simplemente en el día correspondiente.

18Además abajo, podré ver las noticias que el jefe de ventas va publicando a los agentes a través del módulo comercial y que tiene que ver con nuevos productos, actividades pendientes, nuevas normas…, etcétera.

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– Nueva actividad

Podremos dar de alta una nueva actividad. Además de por este vínculo directo, se puede entrar a actividades propiamente dichas, desde la pestaña de ventas, y después actividades. Se pueden crear diferentes tipos de actividades: Cita, tarea, llamada a realizar, correo a enviar, llamada recibida, correo recibido, fax, sms o carta. En función del tipo de actividad que vamos a dar de alta, cambiarán los datos a rellenar.

Una vez que grabamos la actividad aparecerá el siguiente mensaje de confirmación.

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Y después el resultado, sea que se ha grabado o que se ha producido algún error, que saldrá en rojo, e indicando los campos que están incorrectos o que faltan y son obligatorios:

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Además según tengamos configurada nuestra administración (ir al apartado correspondiente), enviará un correo de manera automática al agente y a todas las personas que tengamos definidas, con el siguiente formato:

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Cita:

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En el caso de haber entrado como agente, aparecerá por defecto nuestro agente, solo habrá que seleccionarlo en el caso de ser jefe de ventas. Se realizará una descripción del asunto, que es un campo obligatorio, qué tipo de prioridad tiene para luego a la hora de clasificarla (alta, media o baja) y en qué estado está (planificada, confirmada, cancelada o realizada).

Después se podrá seleccionar al cliente normal o potencial, a través de la botonera correspondiente que se repetirá en más apartados de estos vínculos y del módulo24

Una vez demos al botón de más 25, podremos distinguir en clientes y potenciales (que tienen que estar previamente dados de alta en el sistema) y realizar búsquedas bien por el campo código o por el campo descripción o por ambos, simplemente tecleando los campos y dándole al botón de buscar. El aspa roja, 26 servirá para eliminar esa selección realizada.

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Para seleccionar habrá que marcar la línea correspondiente y darle a ok, para salir, habrá que darle al botón de cancelar.

Igualmente podré seleccionar el contacto correspondiente, entre los datos de alta en el sistema:

28Habrá que definir una fecha de inicio y de fin, así como una posible fecha tope de realización, seleccionando la hora y la fecha en la siguiente pantalla:

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Podré seleccionar entre la dirección del cliente o del contacto, a través de la botonera correspondiente (aquí una vez seleccionada la misma, no la podré cambiar), o bien teclear la misma, este es un campo obligatorio en este tipo de actividad.

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Se meterá también la duración aproximada, si esta actividad pertenece a alguna campaña de marketing previamente diseñada, y si la queremos asociar a alguna entidad que ya exista, como presupuesto, pedido, albarán, factura, reclamación o artículo.

También permite relacionar esta actividad a otra que previamente ya existía:

3132También existe un campo adicional de observaciones.

Tarea:

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La mecánica de introducción de esta nueva actividad es muy parecida a la anterior, haremos hincapié solamente en los campos nuevos, tanto en esta actividad como en las siguientes. Se selecciona el agente en el caso de ser jefe de ventas. Se realizará una descripción del asunto, que es un campo obligatorio, qué tipo de prioridad tiene para luego a la hora de clasificarla (alta, media o baja) y en qué estado está (pendiente, en curso o realizada).

Después se podrá seleccionar al cliente normal o potencial, y el contacto a través de la botonera correspondiente como hemos explicado en el apartado anterior.

Tendré que definir una fecha de inicio y de fin, así como una posible fecha tope de realización.

Se meterá también el % de avance de la tarea, si esta actividad pertenece a alguna campaña de marketing previamente diseñada, y si la queremos asociar a alguna entidad que ya exista, como presupuesto, pedido, albarán, factura, reclamación o artículo. También permite relacionar esta actividad a otra que previamente ya existía y también hay un campo adicional de observaciones.

Llamada a realizar:

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Se selecciona el agente en el caso de ser jefe de ventas. Se realizará una descripción del asunto, que es un campo obligatorio, qué tipo de prioridad tiene para luego a la hora de clasificarla (alta, media o baja) y en qué estado está (pendiente, o realizada).

35Después se podrá seleccionar al cliente normal o potencial, y el contacto a través de la botonera correspondiente como hemos explicado en el apartado anterior, o bien directamente escribir el nombre del cliente y / o contacto.

Tendré que definir una fecha de inicio y de fin, así como una posible fecha tope de realización.

Tendré que seleccionar un teléfono, al que llamar, o bien teclearlo y será un campo obligatorio:

Se meterá, si esta actividad pertenece a alguna campaña de marketing previamente diseñada, y si la queremos asociar a alguna entidad que ya exista, como presupuesto, pedido, albarán, factura, reclamación o artículo. También permite relacionar esta actividad a otra que previamente ya existía, y también hay un campo adicional de observaciones.

Correo a enviar:

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Se selecciona el agente en el caso de ser jefe de ventas. Se realizará una descripción del asunto, que es un campo obligatorio, qué tipo de prioridad tiene para luego a la hora de clasificarla (alta, media o baja) y en qué estado está (pendiente, o realizado) y el resultado (correo incorrecto u ok).

Después se podrá seleccionar al cliente normal o potencial, y el contacto a través de la botonera correspondiente como hemos explicado en el apartado anterior, o bien directamente escribir el nombre del cliente y / o contacto.

Tendré que definir una fecha de inicio y de fin, así como una posible fecha tope de realización.

Tendré que seleccionar un correo electrónico para enviar el correo, o bien teclearlo y será un campo obligatorio. Y también existirá una ruta que puedo poner, desde la que acudir a documentos relacionados con este correo que quiero enviar.

Se meterá, si esta actividad pertenece a alguna campaña de marketing previamente diseñada, y si la queremos asociar a alguna entidad que ya exista, como presupuesto, pedido, albarán, factura, reclamación o artículo. También permite relacionar esta actividad a otra que previamente ya existía, y también hay un campo adicional de observaciones.

Aparece un botón adicional en este apartado correos, que permite escribir el texto del correo que queremos enviar y un check de enviar al finalizar, que permite dejarlo enviado al grabar la propia actividad.

37Llamada recibida:

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Se selecciona el agente en el caso de ser jefe de ventas. Se realizará una descripción del asunto, que es un campo obligatorio, qué tipo de prioridad tiene para luego a la hora de clasificarla (alta, media o baja) y el resultado (ok o no disponible).

Después se podrá seleccionar al cliente normal o potencial, y el contacto a través de la botonera correspondiente como hemos explicado en el apartado anterior, o bien directamente escribir el nombre del cliente y / o contacto.

Tendré que definir una fecha de inicio y de fin, así como una posible fecha tope de realización.

Tendré que seleccionar un teléfono del que enviar el correo, o bien teclearlo y será un campo obligatorio.

También se incluirá la duración en minutos de la llamada recibida a título informativo.

Se meterá, si esta actividad pertenece a alguna campaña de marketing previamente diseñada, y si la queremos asociar a alguna entidad que ya exista, como presupuesto, pedido, albarán, factura, reclamación o artículo. También permite relacionar esta actividad a otra que previamente ya existía, y también hay un campo adicional de observaciones.

Correo recibido:

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Se selecciona el agente en el caso de ser jefe de ventas. Se realizará una descripción del asunto, que es un campo obligatorio, qué tipo de prioridad tiene para luego a la hora de clasificarla (alta, media o baja).

Después se podrá seleccionar al cliente normal o potencial, y el contacto a través de la botonera correspondiente como hemos explicado en el apartado anterior, o bien directamente escribir el nombre del cliente y / o el contacto.

Tendré que definir una fecha de inicio y de fin, así como una posible fecha tope de realización.

Tendré que seleccionar un correo electrónico para enviar el correo, o bien teclearlo y será un campo obligatorio, y también tendré una ruta donde asociar los documentos recibidos en el correo.

Se meterá, si esta actividad pertenece a alguna campaña de marketing previamente diseñada, y si la queremos asociar a alguna entidad que ya exista, como presupuesto, pedido, albarán, factura, reclamación o artículo. También permite relacionar esta actividad a otra que previamente ya existía, y también hay un campo adicional de observaciones.

Fax a enviar:

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Se selecciona el agente en el caso de ser jefe de ventas. Se realizará una descripción del asunto, que es un campo obligatorio, qué tipo de prioridad tiene para luego a la hora de clasificarla (alta, media o baja) y en qué estado está (pendiente, o enviado).

Después se podrá seleccionar al cliente normal o potencial, y el contacto a través de la botonera correspondiente como hemos explicado en el apartado anterior, o bien directamente escribir el nombre del cliente y / o contacto.

Tendré que definir una fecha de inicio y de fin, así como una posible fecha tope de realización.

Tendré que seleccionar un fax, al que enviar, o bien teclearlo y será un campo obligatorio.

Se meterá, si esta actividad pertenece a alguna campaña de marketing previamente diseñada, y si la queremos asociar a alguna entidad que ya exista, como presupuesto, pedido, albarán, factura, reclamación o artículo. También permite relacionar esta actividad a otra que previamente ya existía, y también hay un campo adicional de observaciones.

SMS:

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Se selecciona el agente en el caso de ser jefe de ventas. Se realizará una descripción del asunto, que es un campo obligatorio, qué tipo de prioridad tiene para luego a la hora de clasificarla (alta, media o baja) y en qué estado está (pendiente, enviado).

Después se podrá seleccionar al cliente normal o potencial, y el contacto a través de la botonera correspondiente como hemos explicado en el apartado anterior, o bien directamente escribir el nombre del cliente y / o contacto.

Tendré que definir una fecha de inicio y de fin, así como una posible fecha tope de realización.

Tendré que seleccionar un número de SMS, al que enviar, o bien teclearlo y será un campo obligatorio.

Se meterá, si esta actividad pertenece a alguna campaña de marketing previamente diseñada, y si la queremos asociar a alguna entidad que ya exista, como presupuesto, pedido, albarán, factura, reclamación o artículo. También permite relacionar esta actividad a otra que previamente ya existía, y también hay un campo adicional de observaciones.

Carta:

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Se selecciona el agente en el caso de ser jefe de ventas. Se realizará una descripción del asunto, que es un campo obligatorio, qué tipo de prioridad tiene para luego a la hora de clasificarla (alta, media o baja) y en qué estado está (pendiente, enviada).

Después se podrá seleccionar al cliente normal o potencial, y el contacto a través de la botonera correspondiente como hemos explicado en el apartado anterior, o bien directamente escribir el nombre del cliente y / o contacto.

Tendré que definir una fecha de inicio y de fin, así como una posible fecha tope de realización.

Tendré que seleccionar una dirección, a la que enviar, o bien teclearla y será un campo obligatorio, también podremos adjuntar un documento a enviar.

Se meterá, si esta actividad pertenece a alguna campaña de marketing previamente diseñada, y si la queremos asociar a alguna entidad que ya exista, como presupuesto, pedido, albarán, factura, reclamación o artículo. También permite relacionar esta actividad a otra que previamente ya existía, y también hay un campo adicional de observaciones.

– Nuevo potencial

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Para dar de alta un nuevo potencial hay que rellenar como mínimo los campos que están en negrita que son los obligatorios. El módulo del programa Gextor CRM se basa en un cliente previo potencial modelo que tendremos definido en el programa ERP Gextor y que se incluye en la parte de configuración de la pestaña administración (ir al apartado correspondiente).

Los campos sector, son campos que se definen también en la parte de configuración y que permiten realizar otras clasificaciones de los clientes, además de la del campo tipo cliente que ya incluye programa ERP Gextor.

– Nuevo cliente

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Para dar de alta un nuevo cliente, hay que rellenar como mínimo los campos que están en negrita que son los obligatorios. Se basa también en un cliente previo de modelo que tendremos definido en el programa ERP Gextor y que se incluye en la parte de configuración de la pestaña administración (ir al apartado correspondiente).

Con respecto a la pantalla de introducción de datos de cliente potencial, la principal diferencia es que aquí sí se pide la tarifa a aplicar a este cliente y la forma de Pago.

– Nuevo contacto

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Habrá que seleccionar previamente el cliente, con la misma funcionalidad que al crear una actividad, añadir el nombre del contacto, el cargo y los datos que tenemos, así como si este queremos que sea el contacto habitual, si queremos poder enviarle cartas, o bien queremos bloquearlo para contactar.

– Nueva  oportunidad

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En este apartado podremos definir todas aquellas oportunidades de negocio que nos puedan llegar por los diferentes orígenes comerciales, y de las que queremos llevar un seguimiento, igual que si fuera una propuesta en firme a un cliente potencial o real.

Tendremos que dar una descripción de la oportunidad con una fecha de creación y un agente, los datos del cliente potencial o normal en el caso de ser uno, o bien poner el nombre del posible cliente. Podremos asociar bases de datos externas, a través del botón externo, aunque previamente tendrán que haber sido definidas en el módulo de marketing, en la pestaña de externo, donde a través de una plantilla predefinida de excel podremos importarnos otras bases de datos.

Podremos asociarlo a una campaña o a cualquier otra oportunidad previa, y tendremos opción a ir modificación, la nueva situación, la fecha de próxima acción, si esta oportunidad lleva asociada un importe, una fecha de plazo, las diferentes situaciones de oportunidad que previamente tendremos que haber definido en el módulo de administración, en la pestaña situación de oportunidades, y en el caso de que sea rechazado, también podremos asociarlo a los motivos de rechazo definidos también en el módulo de administración en la pestaña motivos de rechazo.

También podremos asociarlo a un documento, poniendo la ruta en concreto, que permitirá después a la hora de ver la oportunidad tener un acceso directo al mismo. Igualmente podremos definir unas observaciones.

 

– Nuevo presupuesto

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Primero saldrá la pantalla para seleccionar la sucursal en el caso de tenerla la empresa, el cliente o potencial al que se va a crear el presupuesto y la fecha. Una vez damos a continuar nos pregunta si deseamos grabar el presupuesto:

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Si le decimos que sí, sale la siguiente pantalla que hay que cerrar para continuar introduciendo los datos del mismo:

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Automáticamente nos lleva a la pantalla de presupuestos, como si estuviésemos en el módulo de ventas:

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A partir de aquí, tendremos que ir definiendo todos los datos que nos pide, como el agente, el contacto, la tarifa, la forma de pago, el estado del presupuesto, la fecha prevista y límite, la versión para el caso de hacer más de una, la ruta de cualquier documento que queramos asociar al mismo, y que después podremos visualizar al consultar el presupuesto 53 al lado de fecha. Y en la parte central ya introduciremos las líneas correspondientes de los artículos.

Tendremos la siguiente botonera disponible 54. Para, como su propio nombre indica, añadir líneas, editarlas o eliminarlas según lo que seleccionemos y a la derecha aparecerán las posibles páginas de presupuesto generadas, para movernos entre ellas, si la introducción de líneas de artículos, supera la posible visualización en pantalla.

Al darle al botón de Añadir, aparecerá la siguiente pantalla:

 

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Podremos añadir el código de artículo si lo conocemos, y darle al botón de la derecha para que nos lo traiga 56 o bien escribir directamente como línea manual la descripción de lo que vamos a presupuestar o abrir el botón que hay a la derecha de descripción 57, para abrir la búsqueda normal de artículos por referencia o nombre, donde aparecerá además el código de barras asociado al artículo y las unidades disponibles.

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Una vez seleccionado el artículo, introduciremos la cantidad, le daremos al botón de recuperar condiciones y nos calculará de manera automática el importe total. Además nos dejará asignarlo al proyecto correspondiente en el caso de utilizar este módulo también. Podremos darle a ok para grabar definitivamente el pedido, cancelar si queremos volver atrás sin grabar ese artículo u ok y nueva en el caso de querer continuar metiendo líneas de artículos.

Una vez estamos en la pantalla principal, tenemos acceso a dos botones más:

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El de detalles total nos dará la información detallada de los importes, descuentos portes u otros gastos adicionales al presupuesto.

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Y los datos de entrega, nos permitirá indicar unos comentarios internos y observaciones, así como los portes, agencia, domicilio de pago y de entrega para este presupuesto.

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Una vez introducidas todas las líneas de artículos en el presupuesto, y especificados los detalles de la entrega, le podremos dar a grabar arriba a la izquierda.

Antes de grabar y por si queremos cambiar alguna de las líneas introducidas o eliminarla, tendremos el botón de editar, marcando previamente la línea correspondiente y se abrirá la misma ventana explicada anteriormente donde podremos modificar los datos introducidos.

El botón de eliminar, sirve para eliminar la línea correspondiente que tengamos marcada.

– Nuevo pedido

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Primero saldrá la pantalla para seleccionar la sucursal en el caso de tenerla la empresa, el cliente al que se va a crear el pedido, la serie de facturación en la que lo queremos hacer y la fecha. Una vez damos a continuar nos pregunta si deseamos grabar el pedido:

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Si aceptamos, sale la siguiente pantalla que hay que cerrar para continuar introduciendo los datos del mismo:

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Automáticamente nos lleva a la pantalla de pedidos, como si estuviésemos en el módulo de ventas:

A partir de aquí, tendremos que ir definiendo todos los datos que nos pide, como el agente, el contacto, la tarifa, la forma de pago, el estado del pedido, la fecha prevista y límite, la referencia del proveedor, en el caso de tenerla, y la ruta de cualquier documento que queramos asociar al mismo, y en la parte central ya introduciremos las líneas correspondientes de los artículos.

Tendremos la siguiente botonera disponible 65. Para, como su propio nombre indica, añadir líneas, editarlas o eliminarlas según lo que seleccionemos y a la derecha aparecerán las posibles páginas de pedido generadas, para movernos entre ellas, si la introducción de líneas de artículos, supera la posible visualización en pantalla.

Al darle al botón de añadir, aparecerá la siguiente pantalla:

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Que funciona exactamente igual a como hemos descrito en el apartado de presupuestos.

A partir de aquí todo lo descrito para presupuestos, es igualmente válido para los pedidos.

– Nueva reclamación

67Al introducir una nueva reclamación, lo primero que nos pide es el tipo de reclamación. Esta, se da de alta en el módulo de servicios, en tipos de incidencias:

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Tendremos que poner la situación si está registrada, o cerrada, qué cliente y persona ha puesto la reclamación, el teléfono y el correo en el caso de tenerlo, la fecha de entrada de la misma y la descripción, si está asociado a algún documento en concreto o artículo y la fecha de la solución.

– Simulador de artículos

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Lo que permite es poder calcular un precio para un cliente sin necesidad de hacer un presupuesto previo.

Pasamos a seguir detallando las partes que forman parte del home.

Abajo a la izquierda también tenemos un apartado de favoritos

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Pinchando en la estrella podremos organizar el acceso directo a nuestros favoritos, cambiando el nombre y el orden, situándonos en uno en concreto y dándole al botón de editar podremos modificar y también borrar, dándole al botón de eliminar.

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Una vez definido el módulo home, pasamos a explicar el módulo de administración por lo que afecta al resto de módulos.

Administración

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Al entrar en el módulo de administración, el programa entra de manera automática a la primera pestaña de sectores.

Sectores

Aquí existe la posibilidad a través del botón de añadir de definir los posibles sectores o clasificaciones en las que podemos querer agrupar a los clientes y después poder filtrar por ellos también.

Dándole al botón de añadir, aparece la siguiente pantalla para poner una descripción y para grabar, también hay un check que tanto para la introducción como para la edición, nos permite poner este sector inactivo. En el caso de la edición además del botón de grabar, aparecerá el de eliminar.

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Cargos

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En esta pestaña es donde nos definimos todos los cargos posibles que pueden tener nuestros contactos.

Dándole al botón de añadir, aparece la siguiente pantalla para poner una descripción y para grabar. En el caso de editar, al pinchar en el cargo correspondiente, también nos dará la posibilidad de eliminarlo.

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Situación de oportunidades

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En esta pestaña es donde nos definimos todas las posibles situaciones por las que pueden pasar nuestras oportunidades.

Dándole al botón de añadir, aparece la siguiente pantalla para poner una descripción si es una situación de aceptación o rechazo y para grabar.

77 En el caso de editar, al pinchar en el cargo correspondiente, también nos dará la posibilidad de eliminarlo.

Motivos de rechazo

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En esta pestaña es donde nos definimos los posibles motivos de rechazo de las oportunidades. Dándole al botón de añadir, aparece la siguiente pantalla para poner una descripción y para grabar. En el caso de editar, también aparecerá el botón para eliminar.

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Configuración

En este apartado aparecen varias pestañas para configurar tanto las validaciones como los correos que se envían cada vez que se genera un presupuesto o pedido, etcétera.

– Validaciones

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En esta pestaña se selecciona el cliente modelo del programa ERP Gextor Gestión Comercial, del que se copiarán todos los datos que no se graban desde el propio programa Gextor CRM, tanto para un cliente normal como potencial y dónde definimos si el NIF es obligatorio o no.

También si en los documentos que introducimos, si permitimos cambiar el descuento lineal que se propone por defecto en base a los datos originales del programa ERP Gextor Gestión Comercial, el precio del artículo, el descuento del pie o la tarifa del clientes.

También se selecciona el país que queremos que proponga por defecto al crear una nueva dirección.

–  Avisos

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Aquí es dónde definimos los correos que queremos enviar, al hacer el qué y con copia a quién:

Lo primero pide si al crear clientes y potenciales en el módulo del programa Gextor CRM, si queremos enviar un correo o no, y a qué dirección y con quién en copia.

Respecto a los presupuestos, si queremos que nos cree una tarea de seguimiento de manera automática, a la vez que se graba el presupuesto y si queremos enviar correo y a quién en cc.

Respecto a los pedidos, si queremos poner en copia al cliente, a la vez que se graba y si queremos enviar correo y a quién en cc.

Respecto a las actividades, si queremos poner en copia al agente de la actividad, en el caso de no haberla creado él, a la vez que se graba y si queremos enviar correo y a quién en cc.

Respecto a las reclamaciones, si queremos crear una tarea de seguimiento de la reclamación y además con un plazo concreto en días, a la vez que se graba y si queremos enviar correo y a quién en cc.

Respecto a las oportunidades, si queremos crear una tarea de seguimiento de la oportunidad, si se copia al agente de la actividad en el caso de no haberla creado él, y a la vez que se graba y si queremos enviar correo y a quién en cc.

Servidor Mail

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Aquí aparecen todos los datos referentes a las plantillas que vamos a utilizar para enviar los correos electrónicos y las cabeceras de imagen que queremos en el formato del correo a enviar.

Además se introducen las direcciones IP del servidor, usuarios, contraseñas, puertos, etcétera.

Además existen una serie de configuraciones que se parametrizan en la instalación del módulo del programa Gextor CRM.

El home, avisa de actividades, oportunidades y presupuestos y se puede configurar lo que aparece como vencido, pendiente o próximo.

Actividades

Las actividades tienen un estado, una fecha de inicio, una fecha fin y una fecha tope.

Las que salen en el home, como vencidas, próximas y pendientes, lo hacen si:

  • Sólo actividades cuyo estado no sea realizado o cancelado.

Vencidas

  • Si se ha puesto fecha fin y esa fecha es menor que hoy.
  • Si se ha puesto fecha tope y  esa fecha tope es menor que hoy.
  • Si no se ha puesto ni fecha fin, ni fecha tope, y la fecha de inicio es menor que hoy.

Próximas

  • Si se ha puesto fecha fin y esa fecha es mayor o igual a hoy y menor a hoy más un tiempo que se define en la configuración (una semana, días, etcétera).
  • Si se ha puesto fecha tope y  esa fecha tope es mayor o igual a hoy y menor a hoy más un tiempo que se define en la configuración (una semana, días, etcétera).
  • Si no se ha puesto ni fecha fin, ni fecha tope, y la fecha de inicio es mayor o igual a hoy y menor a hoy más un tiempo que se define en la configuración (una semana, días, etcétera).

Pendientes

  • Si se ha puesto fecha fin y esa fecha es mayor que hoy más una semana.
  • Si se ha puesto fecha tope y  esa fecha tope es mayor que hoy más una semana.
  • Si no se ha puesto ni fecha fin, ni fecha tope, y la fecha de inicio es mayor que hoy más una semana.

En otro programa que se llama CRM tareas, se configuran los avisos diarios que puede recibir el equipo comercial respecto a tareas, presupuesto pendientes, etcétera. Este programa está oculto, mirando las tareas que tiene que hacer.

Sobre todo tiene toda la parte de las reclamaciones, los objetivos y las previsiones de venta. También es el encargado de enviar los correos electrónicos de las campañas que veremos más adelante en el módulo de marketing.

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Este programa se configura a través de este menú:

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Se pueden agrupar los avisos, o dejarlos individuales, se define cuando se lanzan, que días, que tipos, etcétera y también se puede configurar por empresa.

Los correos que se reciben pueden tienen un formato similar a este, en función del programa de correo, la plantilla y la cabecera definida:

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Avisos diarios de actividades

  • Siempre tienen que estar pendientes, mirando el estado.
  • Aparecerán como vencidas / caducadas con las mismas condiciones que las vencidas del home del programa Gextor CRM.
  • Aparecerán como próximas, igual que en el home, con la diferencia que se puede configurar cuantos días, ahora está en 1 semana también.

 

Presupuestos

Un presupuesto en programa ERP Gextor Gestión Comercial o en el programa Gextor CRM, tiene fecha límite y fecha prevista.

En el programa Gextor CRM, siempre que aparece en las listas aparecerá como caducado, si se cumple que:

  • No está ni aceptado, ni rechazado, ni facturado.
  • Si tienen fecha límite y esa es menor que hoy.
  • Si no tienen fecha límite entonces mira la fecha del presupuesto, si es menor que hoy está caducado.

 

Avisos diarios de presupuestos

Sólo salen avisos si el presupuesto está pendiente, es decir ni rechazado, ni aceptado, ni facturado.

Vencidos

  • Si tienen fecha límite y esa es menor que hoy.
  • Si no tienen fecha límite entonces mira la fecha del presupuesto, si es menor que hoy es que está vencido.

Próximos

  • Si tienen fecha límite y esa es mayor o igual que hoy y menor o igual que una fecha que se configura en el sistema automático.
  • Si no tienen fecha límite entonces mira la fecha del presupuesto y esa es mayor o igual que hoy y menor o igual que una fecha que se configura en el sistema automático.

Los avisos del presupuesto, dependen del agente que se ponga en el presupuesto, o si no se pone del agente, que tiene el cliente del presupuesto.

Reclamaciones

Las reclamaciones tienen un estado, una fecha de entrada y una fecha de solución.

Para que salgan avisos automáticos:

Siempre debe tener el estado registrada, si se marca como cerrada ya no mandará nada.

Vencidos

  • Se ha incluido fecha de solución pero esta es menor que hoy.
  • No se ha incluido la fecha de solución y la fecha de entrada es menor que hoy.

Próximas

  • Se ha incluido fecha de solución pero esta es mayor o igual a hoy y menor o igual a hoy, más unos días que se configuran en el sistema automático.
  • No se ha incluido la fecha de solución y la fecha de entrada es mayor o igual a hoy y menor o igual a hoy, más unos días que se configuran en el sistema automático.

 

Ventas

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Al entrar en el módulo de ventas, el programa entra de manera automática a la primera pestaña de clientes, aquí existe la posibilidad de búsqueda de clientes según los filtros previos que hay en pantalla.

Clientes

Podremos buscar un cliente en concreto tecleando su código y dándole a buscar, en el caso que lo sepamos, o bien tecleando su nombre, podré decirle que me saque mis clientes (incluyendo mi red comercial), en el caso de ser un agente, o bien, los de un agente en concreto o de todos. También podré filtrar por tipos de cliente, según tenga definido en programa ERP Gextor Gestión Comercial, rutas, zonas o sectores, también si solo los activos y también si quiere aquellos que tengan actividades y / o presupuestos pendientes.

Una vez obtenga los clientes puedo moverme por las páginas abajo del todo o decidir si quiero visualizar, puedo ordenar por cada una de las columnas que me aparecen: Código de cliente, nombre de empresa, dirección, teléfonos, correo electrónico, agente (en el caso de seleccionar todos) tipo de cliente, ruta o zona. También podré acceder directamente al cliente, o al agente (que aparecen remarcados en azul), que me llevará a la pantalla de clientes o de agentes. Además esta información que visualizo en pantalla la podré exportar a Excel, a través del botón correspondiente exportar, o bien podré crear un cliente nuevo con el botón de añadir.

Este botón añadir me llevará a la misma pantalla que ya explicamos en su momento de vínculos directos de creación de un nuevo cliente. Si hago clic sobre un cliente existente la pantalla que se me habilita es la de más abajo, con las siguientes pestañas con información.

Si pincho sobre un cliente en concreto la primera pestaña que se me abre será la de datos.

– Datos

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Comentar que desde esta primera pestaña de datos, al igual que desde el resto, dándole al botón siguiente: 88, nos lleva a situarnos sobre Google Map, en la dirección del cliente, al igual que si pinchamos en la dirección que nos aparece debajo del nombre del cliente.

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También si pinchamos en el contacto que nos salga, nos abre la pantalla normal de contactos, y al pinchar en el teléfono, si tuviéramos algún programa en el propio ordenador para llamar, o bien lo hacemos desde un smartphone o cualquier otro dispositivo móvil, nos permitiría realizar la llamada directamente al pinchar.

Desde esta pantalla, aparecen además todos los datos identificativos que son los mismos que cuando se da de alta un cliente nuevo. A la izquierda nos aparece un menú, con todas las “Entidades” relacionadas al cliente en concreto. En rojo aparecerán aquellas entidades que tienen algo relacionado con este cliente, por ejemplo en este ejemplo sabré que hay actividades relacionadas con el mismo, presupuestos y efectos. Vamos a pasar a describir cada una de ellas.

– Resumen:

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Aquí aparecerá un resumen de los presupuestos realizados y aceptados, un acumulado anual a la fecha actual, y el mes actual, comparado con el año anterior y con un porcentaje de diferencia.

También nos traerá la situación financiera sobre albaranes y facturas pendientes de cobro, el crédito disponible, y los efectos asociados al cliente y que están pendientes, bien desde la tesorería de contabilidad si se tiene, o bien desde la gestión de recibos de la gestión comercial.

– Actividades:

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La siguiente pestaña que aparece son todas aquellas actividades asociadas al cliente, podremos filtrar por texto, por tipo de actividad, por el estado en el que está, por campaña, si es que pertenece a alguna, por fecha, teléfonos, correo electrónico, origen o por participante (que es cualquiera de las personas entidades asociadas a esa actividad: cliente, potencial, contacto, etcétera). Abajo nos aparecerá una rejilla, que podremos ordenar clicando por cada una de las columnas, y también podremos exportarlo a una hoja Excel, en la columna agente, si pinchamos sobre el agente que tiene asociada esa actividad (está en azul), nos llevará a la ficha del agente. También si aparece en referido a, el evento al que está asociado, como reclamación o pedido o presupuesto, podríamos ir al mismo pinchando e igualmente si hacemos clic sobre el asunto (está en azul), nos llevará a la actividad correspondiente y a toda su información asociada.

-Oportunidades:

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La siguiente pestaña que aparece son todas aquellas oportunidades asociadas al cliente, podremos filtrar por texto, por el estado en el que está, por campaña, por origen, por fecha o por participante (que es cualquiera de las personas entidades asociadas a esa oportunidad: cliente, potencial, contacto, etcétera). Abajo nos aparecerá una rejilla, que podremos ordenar clicando por cada una de las columnas, y también podremos exportarlo a una hoja excel, en la columna agente, si pinchamos sobre el agente que tiene asociada esa oportunidad (está en azul), nos llevará a la ficha del agente. En el caso de estar asociado a un artículo, la columna referido a, también aparecerá en azul y podremos ir al artículo correspondiente. Igualmente si hacemos clic sobre la descripción(está en azul), nos llevará a la oportunidad correspondiente y a toda su información asociada.

-Reclamaciones:

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La siguiente pestaña que aparece son todas aquellas reclamaciones asociadas al cliente, podremos filtrar por texto, por tipo de reclamación, por persona, por estado, por fecha de entrada o de salida. Abajo nos aparecerá una rejilla, que podremos ordenar clicando por cada una de las columnas, y también podremos exportarlo a una hoja Excel, en la columna agente, si pinchamos sobre la descripción (está en azul), nos llevará a la reclamación correspondiente y a toda su información asociada.

– Contactos:

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En la siguiente pestaña nos aparecerán todos los contactos asociados a este cliente, podremos filtrar por nombre, cargo, solo aquellos que tengan actividades pendientes, marcando el check correspondiente e incluso desde aquí podremos añadir uno nuevo desde el botón añadir. Igualmente que en el resto de opciones podremos exportar a una hoja excel.

En la rejilla que nos presenta con datos, aparecerá, el nombre, si es contacto habitual o no, el cargo, el teléfono y el correo electrónico.

– Direcciones:

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Aparecerán todas las direcciones asociadas a este cliente, podremos buscar por nombre de calle la dirección, añadir nuevas, desde el botón de añadir y después aparecerá en modo rejilla todas aquellas direcciones asociadas al cliente, si es la habitual, si el correo es el que se utiliza para los envíos, para facturar, para correo, la dirección, población, código postal, teléfonos, fax, correo electrónico y si está inactiva o no. Y además pinchando sobre la dirección nos abrirá la pantalla donde introducir o modificar estos datos.

– Presupuestos:

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La siguiente pestaña que aparece son todos aquellos presupuestos asociados al cliente, podremos filtrar en el caso de tener sucursal tanto en este documento como en el resto que veremos podemos consultar en la ficha del cliente, primero por ella y después por número de presupuesto, por artículo, por fechas, con el siguiente desplegable, que se repetirá a lo largo del módulo:

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Si pinchamos en el centro de desplegará el siguiente menú, para seleccionar la opción que queremos. En los 11 primeros, directamente nos propondrá las fechas según seleccionemos.

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Si seleccionamos el apartado de día específico, o los tres de más abajo, se habilitará un calendario para seleccionar ese día, o los días anteriores al que seleccionemos o el rango, por tipo de reclamación, por persona, por estado, por fecha de entrada o de salida. Abajo nos aparecerá una rejilla, que podremos ordenar clicando por cada una de las columnas, y también podremos exportarlo a una hoja excel, en la columna agente, si pinchamos sobre la descripción (está en azul), nos llevará a la reclamación correspondiente y a toda su información asociada.

También podremos filtrar por el estado en el que se encuentre el presupuesto y aparecerá una rejilla con todos los presupuestos asociados a este cliente, con su número (que pinchando nos llevará al presupuesto), versión, fecha, fecha límite, estado, importe sin IVA y el agente, al que podremos acceder también pinchando en el nombre.

– Pedidos:

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La siguiente pestaña que aparece son todos aquellos pedidos asociados al cliente, podremos filtrar por número de pedido, serie, por el número de pedido del proveedor, por fechas, con el mismo funcionamiento descrito anteriormente, por estado, y por artículo. Abajo nos aparecerá una rejilla, que podremos ordenar clicando por cada una de las columnas, número de presupuesto (si pinchamos nos abrirá la pantalla de presupuestos para verlo, modificarlo o suprimirlo), la serie, la fecha, la fecha límite, el estado, el importe y el agente (donde, si pinchamos sobre la descripción resaltada en azul, nos llevará al agente correspondiente y a toda su información asociada.

– Albaranes:

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La siguiente pestaña que aparece son todos aquellos albaranes asociados al cliente, podremos filtrar por número de albarán, serie, por artículo, por fechas, y por estado.

Abajo nos aparecerá una rejilla, que podremos ordenar clicando por cada una de las columnas de número de albarán (al salir en azul podré pinchar e ir a la pantalla de albaranes), serie, fecha, estado, importe y agente, si pinchamos sobre la descripción (está en azul), nos llevará a la pantalla general de agentes y a toda su información asociada.

Facturas:

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La siguiente pestaña que aparece son todas aquellas facturas asociadas al cliente, podremos filtrar por número de factura, serie, por artículo, por fechas, y por estado.

Abajo nos aparecerá una rejilla, que podremos ordenar clicando por cada una de las columnas de número de factura (al salir en azul podré pinchar e ir a la pantalla de facturas), serie, fecha, estado, importe, importe pendiente de la factura y agente, si pinchamos sobre la descripción (está en azul), nos llevará a la pantalla general agentes y a toda su información asociada.

– Devoluciones:

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La siguiente pestaña que aparece son todas aquellas devoluciones asociadas al cliente, albaranes devueltos, aparecerán directamente con su número, serie, fecha, estado, importe y agente, pudiendo entrar a ella pinchando en número, y al agente también pinchando en la descripción.

– Abonos:

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La siguiente pestaña que aparece son todas aquellas facturas de abono asociadas al cliente, aparecerán directamente con su número, serie, fecha, estado, importe y agente, pudiendo entrar a ella pinchando en número, y al agente también pinchando en la descripción.

. Efectos:

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La siguiente pestaña que aparece son todas aquellos efectos asociados al cliente, en el caso de tener solo el programa ERP Gextor Gestión Comercial, la información la recogerá de los recibos generados en el programa ERP Gextor Gestión Comercial y en caso de tener el programa ERP Gextor Financiero (contabilidad), la información la traerá de los efectos de tesorería del programa ERP Gextor Financiero (contabilidad). Podremos filtrar por situación de los efectos y nos aparecerá, el número de recibo, el número de factura, la serie, el estado, importe, fecha de emisión y fecha de cobro.

Desde el botón de nuevo cobro, lo que permite es cambiar la situación del efecto en la gestión comercial:

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Se selecciona el recibo de los pendientes que tenga el cliente, se pone el importe que se paga y después se le da al botón pagar recibo.

Proyectos:

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En el caso de tener el módulo de proyectos, la siguiente pestaña que aparece son todos aquellos proyectos que tiene ese cliente, indicando si están activos o no, la fecha de inicio y la fecha fin.

– Informes:

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En este apartado aparecen todos los informes, relacionados con el cliente, el funcionamiento es exactamente igual para cada uno de ellos, aunque cada uno trae la información que en su propio nombre descriptivo del informe, más adelante en el módulo de informes haremos una descripción más ampliada de cada uno de ellos, estos también se podrán obtener desde allí, aunque en ese caso serán de todos los clientes.

Por poner un ejemplo, si pinchamos en el informe de ventas, aparece la siguiente pantalla:

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Pudiendo ver un gráfico entre las fechas que definamos o sucursal, o bien formato tabla:

 

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Los informes que se pueden visualizar desde aquí, son las ventas anuales (ventas), por periodo (ventas 2A), las actividades, los top 10 artículos, las ventas vs presupuestos anuales, la ventas vs presupuestos 2 A, al periodo, los pedidos vs presupuestos, y los pedidos vs Presupuestos 2 A, y un estado de presupuestos y presupuestos 2 ª.

Los informes que se pueden visualizar desde aquí, son las ventas anuales (ventas), por periodo (ventas 2 A), las actividades, los top 10 artículos, las ventas vs presupuestos anuales, la ventas vs presupuestos 2 A, al periodo, los pedidos vs presupuestos, y los pedidos vs presupuestos 2 A, y un estado de presupuestos y presupuestos 2 ª.

– Potenciales:

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Al entrar en la pestaña de clientes potenciales, el programa entra de manera automática y presenta todos aquellos potenciales del agente que ha entrado al módulo, aquí existe la posibilidad de búsqueda de potenciales según los filtros previos que hay en pantalla, que son exactamente iguales a los de la pestaña de clientes.

Si hago clic sobre un potencial existente, la pantalla que se me habilita es la de más abajo, con las siguientes pestañas con información.

Datos:

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Comentar que desde esta primera pestaña de datos, funciona exactamente igual a la de clientes.

Desde esta pantalla, además de los datos identificativos que son los mismos que cuando se da de alta un potencial nuevo. A la izquierda nos aparece un menú, con todas las “Entidades” relacionadas al cliente en concreto. En rojo aparecerán aquellas entidades que tienen algo relacionado con este cliente. Las pestañas de actividades, oportunidades, contactos, direcciones, y presupuestos funcionan exactamente igual a la de la ficha de clientes. En informes solamente aparecerán, un estado de presupuestos y presupuestos 2 A, y un estado de actividades y actividades 2 ª.

– Contactos:

112

Al entrar en la pestaña de clientes potenciales, el programa entra de manera automática y presenta todos aquellos contactos de los clientes, del agente que ha entrado al módulo. Aquí podremos seleccionar también los de mi red comercial marcando el check correspondiente en el caso de ser un jefe de ventas o de un agente en concreto, también podremos filtrar por cargo y solamente por aquellos que tengan alguna actividad pendiente. Aparecerán en modo rejilla, pudiendo ordenar por cualquiera de las columnas: nombre, si es habitual o no, cargo, teléfono, correo electrónico, cliente y podre abrir el propio contacto o la ficha del cliente (que están en azul, haciendo clic sobre la misma).

– Oportunidades:

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Al entrar en la pestaña de oportunidades, nos aparecerá la misma pantalla que cuando accedemos desde un cliente o un potencial, pero en este caso asociadas a los clientes del agente que ha entrado en el módulo del programa Gextor CRM, el funcionamiento es exactamente igual al descrito anteriormente, solamente aparecerá una nueva columna empresa, que se refiere al cliente al que está asociada esta oportunidad y que nos permitirá acceder a la ficha del cliente, puesto que aparecerá remarcada en azul.

– Presupuestos:

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Al entrar en la pestaña de presupuestos, nos aparecerá la misma pantalla que cuando accedemos desde un cliente o un potencial, pero en este caso asociadas a los clientes del agente que ha entrado en el módulo del programa Gextor CRM, el funcionamiento es exactamente igual al descrito anteriormente, solamente aparecerá una nueva columna empresa, que se refiere al cliente al que está asociada esta oportunidad y que nos permitirá acceder a la ficha del cliente, puesto que aparecerá remarcada en azul, y no aparecerá lógicamente la del agente.

– Pedidos:

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Al entrar en la pestaña de pedidos, nos aparecerá la misma pantalla que cuando accedemos desde un cliente, pero en este caso asociadas a los clientes del agente que ha entrado en el módulo del programa Gextor CRM, el funcionamiento es exactamente igual al descrito anteriormente, solamente aparecerá una nueva columna empresa, que se refiere al cliente al que está asociada esta oportunidad y que nos permitirá acceder a la ficha del cliente, puesto que aparecerá remarcada en azul, y no aparecerá lógicamente la del agente.

– Albaranes:

116

Al entrar en la pestaña de albaranes, nos aparecerá la misma pantalla que cuando accedemos desde un cliente, pero en este caso asociadas a los clientes del agente que ha entrado en el módulo del programa Gextor CRM, el funcionamiento es exactamente igual al descrito anteriormente, solamente aparecerá una nueva columna empresa, que se refiere al cliente al que está asociada esta oportunidad y que nos permitirá acceder a la ficha del cliente, puesto que aparecerá remarcada en azul, y no aparecerá lógicamente la del agente.

Facturas:

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Al entrar en la pestaña de facturas, nos aparecerá la misma pantalla que cuando accedemos desde un cliente, pero en este caso asociadas a los clientes del agente que ha entrado en el módulo del programa Gextor CRM, el funcionamiento es exactamente igual al descrito anteriormente, solamente aparecerá una nueva columna empresa, que se refiere al cliente al que está asociada esta oportunidad y que nos permitirá acceder a la ficha del cliente, puesto que aparecerá remarcada en azul, y no aparecerá lógicamente la del agente.

– Artículos:

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Al entrar en la pestaña de artículos, podremos filtrar por artículo, solo por los activos marcando el check correspondiente, por sección y por familia, aparecerá una rejilla con todos los artículos existentes en el programa ERP Gextor Gestión Comercial, aparecerá una rejilla con los campos referencia del artículo, nombre, código de barras, sección, familia, fecha de alta y unidades disponibles. Si pinchamos en referencia entraremos a la ficha del artículo:

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Esta pantalla es solamente para visualizar, no se puede editar, al entrar al artículo entra directamente en la pestaña de datos, también aparecen asociados al artículos otras pestañas que vamos a ir explicando.

Datos

Aparece la referencia, la descripción, el nombre largo, el código EAN, el nombre breve, el tipo de artículo, la sección, los últimos datos de venta, unidades mínimas, unidades de caja, si está bloqueado para vender o no, los precios de venta de cada una de las tarifas que estén definidas, la situación del stock (disponible, reservadas, depósito, pedidas o a recibir) y una casilla para observaciones.

Stock:

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Aquí aparecerá por cada uno de los almacenes, el stock disponible, en depósito, comprometido, pedido, a recibir y la fecha de entrada.

Documentos:

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Aquí aparecerán todas aquellas imágenes y documentos asociadas al artículo desde programa ERP Gextor Gestión Comercial.

Tanto, las reclamaciones, como las actividades, oportunidades, presupuestos, pedidos, albaranes, y facturas, funciona exactamente igual que las pestañas asociadas al cliente, solamente que aparecerán todas aquellas entidades en las que haya intervenido este artículo, y aparecerá lógicamente la nueva columna empresa, para poder entrar al cliente.

En la pestaña de informes de artículos podremos obtener, el de ventas de unidades, el de ventas de unidades 2 A, el de ventas normal y el 2 ª, el de top 10 clientes y el de top 10 clientes 2 ª.

– Actividades:

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Al entrar en la pestaña de actividades, nos aparecerá la misma pantalla que cuando accedemos desde un cliente o potencial, pero en este caso asociadas a los clientes del agente que ha entrado en el módulo del programa Gextor CRM, el funcionamiento es exactamente igual al descrito anteriormente, solamente aparecerá una nueva columna empresa, que se refiere al cliente al que está asociada esta oportunidad y que nos permitirá acceder a la ficha del cliente, puesto que aparecerá remarcada en azul.

Si edito una actividad, aparecerá la siguiente pantalla con varias pestañas y entrará como siempre primero en la de datos.

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Aquí en los datos de cabecera, además de grabar los datos que se puedan modificar, puedo eliminar la actividad, crear una relacionada o incluso exportar esta actividad al outlook, para que me lo añada también como un aviso, al pinchar en el botón 124, entonces se abrirá la siguiente pantalla para incluirlo, que puede variar según el navegador que se tenga:

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Aparece una pestaña de actividades relacionadas, donde aparecerán todas aquellas relacionadas con la que estamos visualizando o editando.

También una pestaña de oportunidades que funciona exactamente igual que la normal, y una pestaña con observaciones de la propia actividad.

-Comercial:

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Al entrar en el módulo comercial, el programa entra de manera automática a la primera pestaña de agentes, aquí existe la posibilidad de búsqueda de agentes según los filtros previos que hay en pantalla.

– Grupos de agentes:

Aunque es la penúltima pestaña, comenzamos por ella porque luego servirá a la hora de filtrar en el módulo comercial.

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A través del botón añadir, aparecerá una pantalla para crear grupos de agentes:

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Agentes:

Aquí aparecerán todos los agentes definidos en el módulo del programa Gextor CRM, podré filtrar por agente, por cliente, por ruta, por zona, por población, por código postal y por grupos de agentes. También se podrá filtrar por los agentes activos, solo los que tienen actividades pendientes y presupuestos pendientes. Aparecerá una rejilla que se puede exportar a Excel, con el nombre, la dirección el teléfono, el correo electrónico, y el grupo al que pertenece. Al pinchar sobre el nombre se habilita la pantalla del agente, empezando por la pestaña de datos, y donde habrá más pestañas asociadas, apareciendo en rojo, aquellas que tienen información asociada al agente.

Datos:

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Los datos que aparecen en la pantalla son a título informativo y son los grabados en el programa ERP Gextor Gestión Comercial, no se pueden modificar desde el programa Gextor CRM, además arriba a la derecha le aparecerá su jefe de ventas.

A partir de aquí, las pestañas que aparecen de resumen, actividades, oportunidades, efectos, clientes, potenciales, contactos, presupuestos, pedidos, albaranes y facturas, funcionan exactamente igual a las pestañas explicadas anteriormente en la ficha del cliente, solamente que saldrán aquellas entidades relacionadas lógicamente con el agente, y en la rejilla de datos, en vez de el agente, saldrá el cliente. Además en presupuestos, pedidos, albaranes y facturas, podré filtrar también por el cliente o potencial.

Cuando el agente entre en su propia ficha como agente, además le aparecerán otras pestañas nuevas de comisiones, objetivos y previsiones que pasamos a detallar a continuación, además de la de clientes y clientes potenciales asociados al agente.

– Clientes:

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Se podrá buscar por código o nombre de cliente, o sólo aquellos con actividades o presupuestos pendientes. Aparecerá una rejilla con el código, nombre, dirección, teléfono, contacto y correo electrónico de cada uno de los clientes de este agente. Pinchando en la empresa, te abre la ficha del cliente.

– Potenciales:

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Funciona exactamente igual que el apartado de clientes.

Comisiones:

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Podremos seleccionar por el año del que queremos ver comisiones y aparecerá un detalle de las ventas, las comisiones, las liquidadas y lo pendiente.

– Objetivos:

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Aparecerán todos los objetivos asociados a este cliente, pudiendo filtrar por campaña, pudiendo calcular objetivos y por fechas. Si pinchamos el check cálculo de objetivos, nos añadirá una columna nueva con un cálculo en porcentaje del objetivo obtenido. La rejilla que nos aparece se podrá exportar a excel, si pinchamos en el botón de añadir, nos dará la posibilidad de añadir un objetivo nuevo a este agente:

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  • Al crear un nuevo objetivo, el tipo que seleccione indica que operaciones o actividades se tendrán en cuenta a la hora de medirlo.
  • La campaña seleccionada marcará las fechas en las que se buscarán esas operaciones, y es obligatorio asociar un objetivo a una campaña.
  • El objetivo puede asignarse a un agente comercial concreto o todo un grupo de ellos.

– Previsiones:

Informes:

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En este apartado aparecen todos los informes relacionados con el agente, el funcionamiento es exactamente igual a los comentados, en otros módulos del programa, más adelante en el módulo de informes haremos una descripción más ampliada de cada uno de ellos.

– Marketing:

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Servicios

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Informes

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