Alquiler

Módulo independiente, a la parte comercial del programa ERP Gextor Gestión Comercial, el cual permite realizar un control de los alquileres que gestiona la empresa. Este módulo dispone de las mismas características que cualquier otro del programa (control de usuarios, control de licencias, etcétera).

Dicho módulo contiene las siguientes opciones:

  • Salidas de material.
  • Devoluciones de material.
  • Facturación mensual (generación automática de albaranes de venta).
  • Material en existencias.
  • Material en clientes.
  • Preferencias.
  • Fechas no facturables.

A continuación se incluye una descripción con la funcionalidad de cada una de las opciones indicadas.

image003Altas (salida de material): Desde esta opción el usuario puede dar de alta los nuevos contratos de alquiler, así como las posibles modificaciones que desee realizar sobre contratos ya existentes.

Con el fin de facilitar la operativa de los usuarios, todos los datos necesarios para la confección de un contrato de alquiler serán introducidos en una sola pantalla, no existiendo ninguna adicional.

A continuación se hace un breve comentario sobre cada uno de los campos que intervienen en la creación de un contrato:

Número de contrato: Contador correlativo. El programa propone, de forma automática, el siguiente número al último utilizado. Si se introduce un contrato existente en el programa mostrará la información registrada sobre él.

Cliente: Código de cliente que alquila el material. Dicho código debe haber sido creado previamente en la “Gestión de clientes” del módulo principal del programa ERP Gextor Gestión Comercial.

Al indicar el código, el programa muestra los datos identificativos del cliente (zona superior derecha). Dichos valores no serán editables.

Obra: Código que identifica la obra a la cual se va a enviar el material a alquilar. En el caso de disponer del módulo del programa Control de proyectos” (módulo adicional del programa ERP Gextor Gestión Comercial), el programa controla que dicha obra este dada de alta dentro de la “Gestión de clientes”, en caso contrario, el contenido de este campo no tendrá ningún control.

Fecha y hora salida: Se indicarán dichos valores para el posterior control de la facturación.

Portes a cargo cliente: El valor introducido en este campo sirve para control del usuario, simplemente a título informativo. El programa no realiza ninguna operativa posterior sobre él.

Material a alquilar: En esta zona de la pantalla se introducen los materiales que van a ser alquilados por el cliente.

Referencia: Se introduce la referencia del artículo. Dicha referencia debe haber sido creada previamente en la “Gestión de artículos”, del módulo principal del programa ERP Gextor Gestión Comercial.

Precio y descuento: El programa propone la tarifa y el descuento indicados en la ficha del artículo y el cliente, respectivamente. Dichos valores pueden ser modificados en este momento sin que ello afecte a la información registrada en las fichas maestras.

Seguro: Se introduce un porcentaje o importe, dependiendo de la definición realizada en las “Preferencias” de este módulo.

Varios: Este campo se utiliza para incluir posibles cargos adicionales. Dicho valor se imprimirá, al realizar la factura, en el campo de “Otros gastos”.

Contador horas: Determinadas máquinas en alquiler llevan un contador interno para controlar las horas de funcionamiento. En esta columna se puede indicar el valor que tuviera la máquina en el momento de su alquiler.

El dato introducido servirá de control interno, ya que el programa no realizará ninguna operativa posterior sobre él.

Observaciones: Se podrá introducir un texto para comentar cualquier asunto del contrato que se está realizando.

Botón aceptar: Una vez que el contrato esta introducido, desde esta opción se da la conformidad correspondiente y es grabado por el sistema.

Además de esto, el programa ofrece la opción a imprimir el documento correspondiente de “Salida de material” (el documento a utilizar, así como la impresora y las copias a imprimir son indicas en la opción de “Preferencias” del presente módulo).

Y por último y antes de imprimir el documento, el programa solicita la “Persona que firma el documento de salida”, para que dicha información sea impresa en el documento.

Botón suprimir: Opción que permite suprimir el contrato seleccionado.

Botón listar: Desde aquí podemos obtener un informe de los contratos introducidos pulsando F5 o el botón listar. Es estos listados además de ver los datos identificativos de cada contrato podemos ver en qué situación se encuentra el contrato y el material alquilado. Las diferentes situaciones son las siguientes:

Contrato cerrado”: Es el contrato que tiene todo el material alquilado devuelto.

Contrato abierto”: Cuando algunos de los materiales alquilados todavía no han sido devueltos.

Además del funcionamiento ya indicado, el programa realiza una serie de controles internos para que el funcionamiento del módulo sea correcto:

  • No es posible modificar los datos de cliente, obra, fecha y hora de salida si ya se ha realizado alguna devolución de material por parte del cliente, dentro del contrato seleccionado.
  • No se puede suprimir ninguna línea de material si en dicha línea se ha indicado una fecha de devolución (opción de “Devolución de material”).
  • No se puede introducir ninguna referencia de un material que en ese momento este alquilado.
  • No se puede introducir la misma referencia más de una vez.
  • Y por último tampoco podemos suprimir ningún contrato sobre el cual se haya realizado alguna facturación.

Devoluciones: image004

Desde esta opción se gestionan las devoluciones de material alquilado que el cliente vaya realizando. Al indicar el número de contrato el programa muestra todos los datos registrados en él.

A continuación se detallan los campos que pueden ser introducidos o modificados desde está gestión:

  • Fecha devolución.
  • Hora devolución.
  • Contador horas.
  • Precio.
  • % descuento.
  • Seguro.
  • Varios.
  • Observaciones.

Fecha y hora devolución: Se indicarán dichos valores para el posterior control de la facturación.

Contador horas: En esta columna tenemos que indicar el valor que tuviera la máquina en el momento de su devolución. El programa realizará el correspondiente control para que el valor introducido en esta columna siempre sea superior al valor introducido en el momento del alquiler.

El dato introducido sirve de control interno, ya que el programa no realiza ninguna operativa posterior sobre él.

Observaciones: Se puede introducir un texto para comentar cualquier asunto del contrato que se esta devolviendo.

Botón aceptar: Una vez que las devoluciones estén introducidas, desde esta opción se dará la conformidad correspondiente. Además de esto, el programa dará opción a imprimir dos documentos:

  • Documento de “Devoluciónde material”.
  • Documento de “Albarán de venta”.

El documento, así como la impresora y las copias a imprimir, de cada uno de ellos, son indicas en la opción de “Preferencias” del presente módulo.

Antes de imprimir el documento, el programa solicitará la “Persona que firma el documento de devolución”, para que dicha información sea impresa en el documento.

Este proceso solamente genera un albarán de venta. Su posterior facturación se deberá realizar desde la opción de “Emisión de facturas”, en el módulo principal del programa ERP Gextor Gestión Comercial.

Listados: El programa da la posibilidad de obtener un informe de los contratos introducidos cuya mercancía haya sido totalmente devuelta y estén cerrados. Se puede obtener pulsando F5.

Además del funcionamiento ya indicado, el programa realiza una serie de controles internos para que el funcionamiento del módulo sea correcto.

  • Controla que la fecha y hora de devolución sea superior a la fecha y hora de salida.
  • Al generar el albarán, el programa calculará los días a facturar partiendo de las fechas y horas de salida y devolución.
  • En el momento de calcular los días a facturar se distinguirán los días no laborables de los laborables, ya que los primeros no deben ser tenidos en cuenta en la facturación del material. Para el caso de los seguros es distinto, ya que en este caso si deben facturarse todos los días, independientemente de que sean laborables o festivos.
  • En el caso de que un material haya estado alquilado en un periodo que comprenda más de un mes, y debido a que mensualmente se realiza una facturación sobre el material alquilado, el programa controlará en estos casos la fecha de la última facturación como fecha de inicio para conocer los días a facturar.
  • El programa controlará la posibilidad de realizar las devoluciones de material, de un mismo contrato, en fechas distintas. En este caso el proceso generará un albarán por cada una de las devoluciones.  

Facturación: 

image005Proceso automático por el cual el programa genera todos los albaranes de venta correspondientes al material alquilado, en cada uno de los clientes, y que esté pendiente de devolución. Normalmente dicho proceso deberá ser realizado mensualmente, pero se pueden generar albaranes con cualquier intervalo de tiempo, para lo cual los días a facturar de cada albarán se contarán a partir de la fecha de último que se facturó. 

Este proceso solamente generará el albarán de venta. Su posterior facturación se deberá realizar desde la opción de “Emisión de facturas”, en el módulo principal del programa ERP Gextor Gestión Comercial.

Es importante señalar que en el supuesto de que un cliente tenga varias obras abiertas se generará un único albarán con todos los materiales alquilados por ese cliente, no se crea un albarán por cada obra abierta.

Solamente si el material alquilado está vinculado a una obra, se incluirá, en la “Gestión de clientes” (programa ERP Gextor Gestión Comercial), la posibilidad de indicar, por cada uno de los clientes, si desea “Realizar la facturación por cada una de las obras”. Si selecciona esta opción, en el momento de la “Emisión de facturas”, el programa generará una factura por cada una de las obras en las cuales tenga material en alquiler.

Consulta de existencias: image006

Opción desde la cual se pueden realizar consultas de las existencias de material.

Para conocer el stock actual de un material, se toman todos los artículos de una misma familia y se acumula el stock de cada uno de ellos.

image007Consulta de material en clientes: Opción desde la cual podemos realizar consultas del material enviado a un cliente.

El programa nos da la posibilidad de obtener, por cada cliente, el material que esté en ese momento en alquiler, haya sido devuelto o ambos. 

Preferencias:

Desde esta opción el usuario define una serie de opciones que intervienen de forma muy image008directa sobre el funcionamiento del módulo.

Seguros: En este apartado hay que elegir el funcionamiento, tanto en la forma de cálculo como en el proceso de facturación, de los seguros.

Forma de cálculo: Dependiendo de lo que se indique en esta preferencia, en el momento de crear un contrato de alquiler, el programa obligará a que el valor introducido en dicha opción sea un porcentaje o un importe.

Forma de facturar: En esta preferencia se deberá indicar como se va a contemplar el importe del seguro en el documento de albarán de venta que se genere, o bien que el importe del seguro se incluya como una línea manual del albarán o bien que se sume al precio de venta del material alquilado.

Impresión documentos: Cómo ya se ha indicado anteriormente, tanto en la opción de “Salida de material” como en la de “Devolución de material”, el programa imprimirá una serie de documentos.

En esta preferencia se indicará el documento a imprimir (el cual deberá haber sido previamente diseñado desde la opción de “Diseñador de impresos”), así como la impresora sobre la cual se va a realizar la impresión y el número de copias que se desea imprimir de cada uno de los documentos.

image009Fechas no facturables: Debido a la forma de operar en el sector del alquiler, y a consecuencia de que no es posible facturar material en días no laborables (sábados y festivos), es necesario tener una opción desde la cual sea posible indicar las fechas no facturables.

El programa de forma interna, controla las fechas que coincidan con “Sábados” y “Domingos”, pero no podemos conocer el resto de festivos, si no es indicado previamente de alguna manera por el usuario. Por este motivo esta opción dispone de la posibilidad de incluir fechas no facturables para “todos los clientes”, así como la posibilidad de indicar “Fechas determinadas” a determinados clientes.

Notas: A continuación se incluyen una serie de comentarios que ayudarán a comprender el funcionamiento del módulo:

  • Sólo trabaja con un almacén.
  • No se lleva stock en cada una de las referencias ya que cada unidad de stock se creará como una referencia distinta.
  • Para conocer las unidades que tiene de un determinado material se debe controlar por “Familias” (como ya se ha indicado anteriormente).

                Familia 01-Taladradoras

                – Artículo 001001       Taladradora 001001

                – Artículo 001002       Taladradora 001002

  • Control de “Fecha / hora salida” y “Fecha / hora devolución“ para obtener los días a facturar.

Para no complicar demasiado el proceso se estima que si no se quiere cobrar un día adicional, al superar la hora de salida, el usuario tendrá que indicar una hora de devolución menor que la de salida.

Comments are closed