Ampliación de la información Gextor Web Contabilidad

El programa Gextor Web Contabilidad está incluida dentro de la línea web de Extra Software. Las nuevas condiciones del mercado requieren ser capaces de llevar a cabo una gestión eficiente, y al tiempo poner en marcha nuevas fórmulas para acceder a un mayor número de clientes y esto es algo que internet y las conexiones a través de dispositivos móviles nos permite.

Esta solución, está totalmente integrada con Gextor de manera “bidireccional”, con1 conexión en tiempo real, y utilizando los mismos sistemas de seguridad. De esta manera, los usuarios podrán analizar la información y tomar decisiones en cualquier ubicación. Contempla la visualización de información financiera, vía internet, tanto para plataforma PC, como en dispositivos Mobile. Esta solución está indicada especialmente para personas con una alta movilidad, y empresas del sector de asesorías porque les permitirá ofertar más servicios a sus clientes.

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Configuración programa Gextor Web Contabilidad.

Entrando en el apartado de administración de la lanzadera del programa Gextor, aparecerá un apartado específico para la configuración del programa Gextor Web Contabilidad, pero también tendremos que entrar en el administrador para la definición y delimitación de usuarios del programa Gextor Web Contabilidad y de informes a mostrar.

Administrador del programa Gextor Web Contabilidad.

· Definición de usuarios para el programa Gextor Web Contabilidad (GWC).

Todas las personas con acceso al programa Gextor Web Contabilidad (GWC) deben ser dadas de alta como usuarios del programa Gextor.

3· Definición de permisos.

Una vez dado de alta el usuario, se seleccionará en programa, la opción: programa Gextor Web.

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De esta manera podremos parametrizar las opciones específicas del programa Gextor Web Contabilidad.

· Definición de balances de situación y PPGG.

Los balances de situación y PPGG que se desean visualizar a través del programa Gextor Web Contabilidad (GWC) deben ser definidos previamente.6

Al pinchar en balances y PPGG, se abre un menú, en el que se especifica por cada una de las empresas los siguientes datos:

Ejercicio: por si queremos aplicar un informe diferente en un ejercicio u otro, se tecleará manualmente o bien se seleccionará a través de las búsquedas numéricas con F2 o alfabéticas con F3 que están activas.

– Tipo balance: se refiere al informe que vamos a obtener, si es el balance de situación (balances) o si es la cuenta de pérdidas y ganancias (PP y GG). Aparece un desplegable para elegir.

– Código: se refiere al código interno en el programa Gextor Web de los informes de balance o pérdidas y ganancias definidos, se tecleará manualmente o bien se seleccionará a través de las búsquedas numéricas con F2 o alfabéticas con F3 que están activas. Aparecerán todos los informes definidos en la empresa correspondiente, de balances o p y g, según se haya seleccionado previamente.

– Descripción: se rellena de manera automática, una vez se ha seleccionado el código.

7Configuración del programa Gextor Web Contabilidad.

Una vez entramos en esta opción a través del menú administración de la lanzadera del programa Gextor Web, se abre la siguiente pantalla:

Existen dos partes diferenciada, una pestaña a la izquierda dónde se encuentran diversos apartados para configurar el programa Gextor Web Contabilidad y otra a la derecha para indicar el usuario y la empresa que estamos configurando, además del botón ‘Ver GWC’, que permite en real comprobar cómo quedan los cambios, según se va modificando la configuración:9

Bancos y caja.

Al pinchar en bancos y caja aparecerán todas las cuentas de bancos y cajas que tengamos configuradas para visualizar desde el programa Gextor Web Contabilidad y que representen el disponible de tesorería. Dicha información saldrá reflejada después en la opción de tesorería – bancos y caja.

10Tenemos las opciones de:

– Añadir.

– Eliminar.

– Copiar.

Añadir: Con un filtro previo de empresa y ejercicio, y seleccionando si es una cuenta de banco o de caja, podremos dar de alta todas las cuentas de caja o de bancos que queramos controlar desde el programa Gextor Web Contabilidad. En el campo prefijo, podremos ir tecleando la raíz numérica de la cuenta y automáticamente en la rejilla de abajo irán apareciendo todas las cuentas de niveles inferiores que están creadas en la empresa y ejercicio correspondiente en contabilidad para poder seleccionarla, o bien podremos ir escribiendo el título de la cuenta e igualmente aparecerán abajo para seleccionar.

Una vez marcada la cuenta se podrá grabar, saldrá un mensaje pidiendo confirmación y otro cuando el banco o la caja esté ya grabado. Este mensaje se repetirá en la grabación de cualquier configuración del programa Gextor Web Contabilidad.

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Eliminar: Podemos eliminar bancos o cajas, seleccionando la línea correspondiente y dándole al botón, realizará una pregunta de confirmación antes de su borrado:

14Este mensaje se repetirá en la eliminación de cualquier configuración del programa Gextor Web Contabilidad.

Copiar: permite copiar la configuración de bancos y caja a otros ejercicios de la misma empresa o de otras diferentes. Comentar que las cuentas contables tienen que existir en contabilidad en las empresas y ejercicios a las que se pretende copiar la configuración, si no, no se podrá realizar.

Habrá que seleccionar en datos de origen, la empresa y ejercicio u ejercicios de la que queremos copiar la configuración y en datos de destino, sobre qué ejercicio y empresa. Se puede copiar la configuración de más de un ejercicio seleccionando el check correspondiente en datos de origen arriba a la derecha porque es posible que existan bancos y cajas diferentes en un ejercicio u otro, y si coincide algún banco o caja, solo copiará uno.

Marcando el check “Solo empresas sin definición”, en los datos destino solo aparecerán aquellas empresas que no tengan ninguna definición en ningún ejercicio para que el filtro sea más rápido.

También se podrá marcar el check “Reemplazar información existente” que sustituirá la información existente en el caso que hubiera alguna configuración en ese ejercicio y empresa.

15Toda esta configuración se verá reflejada en la propia opción del programa Gextor Web Contabilidad de tesorería – bancos y caja. Aquí nos presentará el saldo contable de los bancos y cajas predefinidos previamente aquí.

16Se tiene opción a filtrar por el ejercicio y para que aparezca la información hay que darle al botón de la derecha actualizar o bien al de la izquierda .

La información que nos ofrece es la cuenta contable, su descripción, el saldo contable y por último la fecha del último apunte introducido.

La información que se visualiza estará paginada o no, en función de si tenemos el check marcado o no, podremos ordenar la información pinchando por cualquiera de las columnas y exportarla a Excel desde el botón correspondiente.

17Gastos

A partir de esta opción se podrán definir agrupaciones contables de gastos, que tengan un valor representativo dentro de la empresa.

Al pinchar en gastos aparecerán todas las agrupaciones que hayamos configurado para poder visualizar desde el programa Gextor Web Contabilidad.

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Tenemos las opciones de:

– Añadir.

– Editar.

– Eliminar.

– Copiar.

Añadir: con un filtro previo de empresa y ejercicio, tenemos que poner una descripción de la agrupación.

En el apartado cuentas existentes, en el campo prefijo, podremos ir tecleando la raíz numérica de la cuenta y automáticamente en la rejilla de abajo irán apareciendo todas las cuentas de niveles inferiores que están creadas en la empresa y ejercicio correspondiente en contabilidad para poder seleccionarlas, o bien podremos ir escribiendo el título de la cuenta e igualmente aparecerán abajo para seleccionar.

Una vez marcadas las cuentas que van a formar parte de la agrupación tendremos que dar a las botonera de desplazamiento a la izquierda para llevarlas a cuentas seleccionadas y poder grabar.

19Editar: Marcando una agrupación, y después dándole al botón de editar, o bien haciendo doble clic directamente sobre la agrupación, se abrirá la misma para poder modificarla, añadiendo o quitando cuentas utilizando las mismas botoneras de desplazamiento.

Eliminar: Podemos eliminar agrupaciones de gastos, seleccionando la línea correspondiente y dándole al botón, realizará una pregunta de confirmación antes de su borrado.

Copiar: permite copiar la configuración de gastos a otros ejercicios de la misma empresa o de otras diferentes.

Habrá que seleccionar en datos de origen, la empresa y ejercicio u ejercicios de la que queremos copiar la configuración y en datos de destino, sobre qué ejercicio y empresa. Se puede copiar la configuración de más de un ejercicio seleccionando el check correspondiente en datos de origen arriba a la derecha porque es posible que existan gastos diferentes en un ejercicio u otro, y si coincide algún gasto, solo copiará uno.

Marcando el check “Solo empresas sin definición”, en los datos destino solo aparecerán aquellas empresas que no tengan ninguna definición en ningún ejercicio para que el filtro sea más rápido.

También se podrá marcar el check “Reemplazar información existente” que sustituirá la información existente en el caso que hubiera alguna configuración en ese ejercicio y empresa.

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Toda esta configuración saldrá reflejada en la opción del programa Gextor Web Contabilidad de compras, en el apartado de gastos.

21Se tiene opción a filtrar por el ejercicio y por un periodo determinado dentro de ese ejercicio. Para que aparezca la información hay que darle al botón de la derecha actualizar o bien al de la izquierda una vez establecidos los filtros.

La información que nos ofrece es la agrupación correspondiente, en el campo proveedor, el nombre de la cuenta contable que lo compone (en el caso de ser una sola) y si son varias pondrá varios, y el importe asociado. Haciendo doble clic sobre la agrupación de gasto correspondiente, se tendrá el detalle de las cuentas que lo componen con sus importes correspondientes.

22La información que se visualiza estará paginada o no, en función de si tenemos el check marcado o no, podremos ordenar la información pinchando por cualquiera de las columnas y exportarla a Excel desde el botón correspondiente.

23Descargas.

Al pinchar en descargas aparecerán todos los repositorios que nos hayamos definido y dónde estarán ubicados todos los documentos que hayamos añadido de esta empresa.

24Tenemos las opciones de:

– Añadir.

– Editar.

– Eliminar.

A través de dicha opción se podrá definir el repositorio dónde estarán ubicados todos los documentos de esta empresa.

Añadir: Aparecerá una pantalla dónde podemos añadir con un filtro previo de empresa, la ruta dónde queremos poner la documentación a disposición del usuario del programa Gextor Web Contabilidad. Hay que tener en cuenta que la ruta tiene que ser visible en el servidor web dónde reside GWC. Además podremos usar esta misma ruta como destino de los modelos 180, 190, 296, 347 y 390 que se obtienen desde el módulo de Modelos Oficiales y que nos cree una carpeta por cada modelo, si está marcado el check correspondiente.

25Editar: Marcando una descarga, y después dándole al botón de editar, o bien haciendo doble clic directamente sobre la descarga, se abrirá la misma para poder modificarla.

Eliminar: Podemos eliminar descargas, seleccionando la línea correspondiente y dándole al botón, realizará una pregunta de confirmación antes de su borrado.

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Toda la documentación que se lleve a estas carpetas previamente configuradas aquíaparecerá en la opción del programa Gextor Web Contabilidad de documentación, en el apartado de descargas.

27Para que aparezca la información hay que darle al botón de la derecha actualizar o bien al de la izquierda

Área económica.

Al pinchar en área económica aparecerán aquellas agrupaciones que hayamos definido a partir de epígrafes de balances de situación o pérdidas y ganancias.

28Tenemos las opciones de:

– Añadir.

– Editar.

– Eliminar.

– Copiar.

29Añadir: Con un filtro previo de empresa, ejercicio, tipo de informe (balance o PP y GG), y poniendo una descripción de la agrupación, podremos seleccionar los epígrafes correspondientes que van a formar parte de esta agrupación. Hay que hacer doble clic sobre la línea o líneas correspondientes, e irá apareciendo de manera automática el epígrafe correspondiente en su casilla.

Editar: Marcando una agrupación, y después dándole al botón de editar, o bien haciendo doble clic directamente sobre la agrupación, se abrirá la misma para poder modificarla, añadiendo o quitando epígrafes.

Eliminar: Podemos eliminar agrupaciones, seleccionando la línea correspondiente y dándole al botón, realizará una pregunta de confirmación antes de su borrado.

Copiar: Permite copiar la configuración de agrupaciones a otros ejercicios de la misma empresa o de otras diferentes.

Habrá que seleccionar en datos de origen, la empresa y ejercicio u ejercicios de la que queremos copiar la configuración y en datos de destino, sobre qué ejercicio y empresa. Se puede copiar la configuración de más de un ejercicio seleccionando el check correspondiente en datos de origen arriba a la derecha porque es posible que existan agrupaciones de balance o cuenta de pérdidas y ganancias diferentes en un ejercicio u otro, y si coincide alguna, solo copiará una.

Marcando el check “Solo empresas sin definición”, en los datos destino solo aparecerán 30aquellas empresas que no tengan ninguna definición en ningún ejercicio para que el filtro sea más rápido.

También se podrá marcar el check “Reemplazar información existente” que sustituirá la información existente en el caso que hubiera alguna configuración en ese ejercicio y empresa.

Toda esta configuración saldrá reflejada en la opción de programa Gextor Web Contabilidad de resultados, en el apartado de Área Económica.

31Para que aparezca la información hay que darle al botón de la derecha actualizar o bien al de la izquierda

La información que aparece comparada es la de los últimos cinco ejercicios en línea.

 Área Fiscal.

Al pinchar en Área Fiscal aparecerán todos los modelos de los cuales se puede visualizar la información existente.

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Una vez en pantalla, tendremos la opción de editar cada modelo, bien haciendo doble clic sobre la línea correspondiente o dándole al botón de editar .

33Podremos marcar a través del check “Mostrar en área fiscal”, que queremos visualizarlo desde el programa Gextor Web Contabilidad, y también el orden en el que queremos que aparezca, a través de una codificación numérica de menor a mayor.

Tenemos la posibilidad también de crearnos cinco campos de datos, para traernos información del impuesto correspondiente.

Toda esta configuración saldrá reflejada en la opción del programa Gextor Web Contabilidad de resultados, en el apartado de área fiscal.

34Con un filtro previo por ejercicio, aparecerán tres botones para diferenciar la información de impuestos configurada para IVA, IRPF o modelos anuales.

Para que aparezca la información hay que darle al botón de la derecha actualizar o bien al de la izquierda y aparecerá resumida según tengamos nuestros impuestos mensuales o trimestrales.

Chequear.

A través de esta opción podemos revisar la configuración de todas las empresas o de algunas de ellas, dándonos un informe de aquellas en las que nos falta algún tipo de configuración para un correcto funcionamiento del módulo.

35Una vez seleccionadas las empresas y los ejercicios, le damos a aceptar. Cambiara la pantalla y aparece una nueva columna de estado, donde en el caso de encontrar algún problema permite la visualización de los mismos, pinchando en detalle.

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Programa Gextor Web Contabilidad.

En este apartado, veremos el resto de opciones que ofrece el programa Gextor Web Contabilidad y que no son susceptibles de ninguna configuración previa.

Al entrar desde internet, o cualquier dispositivo mobile, lo primero que pedirá será un usuario y contraseña validado con la seguridad del programa Gextor Web Contabilidad y que tenga acceso a este módulo, como hemos visto en las primeras configuraciones:38

Para salir del programa Web se deberá pinchar sobre el botón desconectar que se encuentra en la esquina superior derecha.

 Ventas.

  • Clientes. 39

Se tiene opción a filtrar por el nombre 2 de la cuenta o razón social, y para que aparezca la información hay que darle al botón de la derecha actualizar o bien al de la izquierda . En el caso que no estuviera rellena la razón social, buscaría por el título de la cuenta. La información que se visualiza estará paginada o no, en función de si tenemos el check marcado o no, y podremos ordenar la información pinchando por cualquiera de las columnas que aparecen marcadas en azul.

Si nos situamos encima del CIF y pinchamos se abrirá una pantalla con el detalle de los datos identificativos, el riesgo concedido y asegurado grabado en los datos económicos de la cuenta , así como un resumen de las ventas realizadas en el año actual y el anterior y lo pendiente de cobro.40

Si pinchamos en la columna que pone email, directamente se abrirá un correo con el correo del cliente como destinatario.

Si pinchamos en ventas se irá a la opción de ventas resumen que veremos más adelante, con un botón para volver a la opción de clientes. 41Si pinchamos en cartera, nos llevará a la opción de cartera que veremos más adelante con un botón para volver a la opción de clientes.42Podremos exportar la información una vez ordenada a Excel desde el botón correspondiente. 43

  • Ventas – resumen.

44Se tiene opción a filtrar por el nombre 2 de la cuenta o razón social y para que aparezca la información hay que darle al botón de la derecha actualizar o bien al de la izquierda . En el caso que no estuviera rellena la razón social, buscaría por el título de la cuenta. La información de venta se visualiza agrupada por cliente, y también informa sobre la venta pendiente de cobro, no obstante si marcamos el check agrupado por meses, saldrá el detalle por cliente y mes.

45Podremos ordenar la información pinchando por cualquiera de las columnas. Además se puede realizar un filtro previo de fechas y / o importes (siendo todas aquellas ventas mayores o iguales a un importe, menores o iguales o si rellenamos ambas, entre esos valores).

Si hacemos doble clic sobre el nombre del cliente, nos llevará a la pantalla de venta detallada pero de ese cliente en particular, como si hubiéramos hecho un filtro para ese cliente en la siguiente opción de ventas (detalle).

46Podremos exportar la información una vez ordenada a Excel desde el botón correspondiente.

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  • Ventas – detalle.

48Se tiene opción a filtrar por el nombre 2 de la cuenta o razón social y para que aparezca la información hay que darle al botón de la derecha actualizar o bien al de la izquierda . En el caso que no estuviera rellena la razón social, buscaría por el título de la cuenta. La información de venta se visualiza detallada por fecha y por cliente, y también informa sobre la venta pendiente de cobro, la forma de pago, serie y número de factura.

49Podremos ordenar la información pinchando por cualquiera de las columnas. Además se puede realizar un filtro previo de fechas y / o importes (siendo todas aquellas ventas mayores o iguales a un importe, menores o iguales o si rellenamos ambas, entre esos valores).

Podremos exportar la información una vez ordenada a Excel desde el botón correspondiente.

Compras.

  • Proveedor.50

Se tiene opción a filtrar por el nombre 2 de la cuenta o razón social y para que aparezca la información hay que darle al botón de la derecha actualizar o bien al de la izquierda . En el caso que no estuviera rellena la razón social, buscaría por el título de la cuenta. La información que se visualiza estará paginada o no, en función de si tenemos el check marcado o no, podremos ordenar la información pinchando por cualquiera de las columnas.

Si nos situamos encima del CIF y pinchamos se abrirá una pantalla con el detalle de los datos identificativos, así como un resumen de las compras realizadas en el año actual y el anterior, y lo pendiente de pago.

51Si pinchamos en la columna que pone email, directamente se abrirá un correo con el correo del cliente como destinatario.

Si pinchamos en compras se irá a la opción de compras resumen que veremos más adelante, con un botón para volver a la opción de proveedores.

52Si pinchamos en cartera, nos llevará a la opción de cartera que veremos más adelante con un botón para volver a la opción de clientes.

53Podremos exportar la información una vez ordenada a Excel desde el botón correspondiente.

54Compras – resumen.

55Se tiene opción a filtrar por el nombre 2 de la cuenta o razón social y para que aparezca la información hay que darle al botón de la derecha actualizar o bien al de la izquierda . En el caso que no estuviera rellena la razón social, buscaría por el título de la cuenta. La información de compra se visualiza agrupada por proveedor, y también informa sobre la compra pendiente de pago, no obstante si marcamos el check agrupado por meses, saldrá el detalle por proveedor y mes.

56Podremos ordenar la información pinchando por cualquiera de las columnas. Además se puede realizar un filtro previo de fechas y / o importes (siendo todas aquellas ventas mayores o iguales a un importe, menores o iguales o si rellenamos ambas, entre esos valores).

Si hacemos doble clic sobre el nombre del proveedor, nos llevará a la pantalla de compra detallada pero de ese proveedor en particular, como si hubiéramos hecho un filtro para ese proveedor en la siguiente opción de compras (detalle).

57Podremos exportar la información una vez ordenada a Excel desde el botón correspondiente.

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  • Compras – detalle.59

Se tiene opción a filtrar por el nombre 2 de la cuenta o razón social y para que aparezca la información hay que darle al botón de la derecha actualizar o bien al de la izquierda . En el caso que no estuviera rellena la razón social, buscaría por el título de la cuenta. La información de compra se visualiza detallada por fecha y por proveedor, y también informa sobre la compra pendiente de pago, la forma de pago, serie y número de factura.

60Podremos ordenar la información pinchando por cualquiera de las columnas. Además se puede realizar un filtro previo de fechas y / o importes (siendo todas aquellas compras mayores o iguales a un importe, menores o iguales o si rellenamos ambas, entre esos valores).

Podremos exportar la información una vez ordenada a Excel desde el botón correspondiente.

Cartera.

  • Cartera.61

Se tiene opción a fijar, la fecha hasta la que queremos enseñar la información de cartera. También podemos filtrar por el tipo de cartera de las definidas previamente en contabilidad u obtener información de todas y por una situación de los efectos en concreto, o por todas. Para que aparezca la información hay que darle al botón de la derecha actualizar o bien al de la izquierda .

62La información que se visualiza estará paginada o no, en función de si tenemos el check marcado o no, podremos ordenar la información pinchando por cualquiera de las columnas. En pantalla se obtiene ordenado por cliente o proveedor según la selección previa que se haya hecho, un listado con los efectos agrupados por fecha de vencimiento y situación.

Si la fecha de vencimiento aparece en rojo, significa que son efectos que ya están vencidos.

Podremos exportar la información una vez ordenada a Excel desde el botón correspondiente.

  • Cartera resumen.63

Se tiene opción a fijar, la fecha hasta la que queremos enseñar la información de cartera resumida. También podemos filtrar por el tipo de cartera de las definidas previamente en contabilidad u obtener información de todas y por una situación de los efectos en concreto, o por todas. Para que aparezca la información hay que darle al botón de la derecha actualizar o bien al de la izquierda .

En pantalla se obtiene la información de cartera agrupada por forma de pago de los efectos seleccionados. Por cada forma de pago agrupará los efectos que ya están vencidos y mensualmente, indicando el mes, los que están pendientes de vencer.

64Si hacemos doble clic sobre la columna vencimiento, nos llevará al detalle de cada uno de los efectos que componen esa situación.

Podremos exportar la información a Excel desde el botón correspondiente.

Contabilidad.

 

  • Diario – normal. 65

Se tiene opción de presentar en pantalla la información del diario, pudiendo filtrar por ejercicio, por fecha y por número de asiento. También se pueden marcar los checks correspondientes de incluir totales por asiento, así como un separador entre asientos para que la visualización sea más clara. Para que aparezca la información hay que darle al botón de la derecha actualizar o bien al de la izquierda .

Podremos exportar la información a Excel desde el botón correspondiente.

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  • Diario – resumen.

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Se tiene opción de presentar la información del diario resumida por cuenta contable en un nivel determinado, pudiendo filtrar previamente por ejercicio, y un periodo determinado de meses. También se pueden incluir o no los asientos de apertura, regularización y cierre, en el caso de marcar los checks correspondientes. Para que aparezca la información hay que darle al botón de la derecha actualizar o bien al de la izquierda .

Podremos exportar la información a Excel desde el botón correspondiente.

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  • Extracto de cuenta. 69

Se tiene un primer filtro por ejercicio y fecha.

Después existen dos opciones más de filtro. La primera para seleccionar de qué cuenta queremos visualizar el extracto en pantalla. Esta nos permite o bien introducir directamente la cuenta, o darle al botón de búsqueda , donde aparecerá la siguiente pantalla.

70Aquí se puede poner un prefijo numérico, y al darle al botón Filtrar traerá todas aquellas cuentas que empiecen por ese código para poder seleccionar una. Una vez seleccionada la cuenta de la que queremos visualizar el extracto, para que aparezca la información hay que darle al botón de la derecha actualizar o bien al de la izquierda y podremos exportar la información a Excel desde el botón correspondiente.

El segundo filtro es para seleccionar qué cuentas queremos exportar a un fichero Excel directamente, sin previa visualización (que solo se permite una). Dándole al botón de búsqueda podremos seleccionar todas las cuentas que queramos exportar, y también podremos añadir o solo usar el siguiente filtro para un intervalo determinado de cuentas (desde / hasta). Para exportar esta información, habrá que darle al botón Exportar de la derecha.

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  • Balance de sumas y saldos (apertura). 72

Se tiene un primer filtro por ejercicio y después sobre a qué nivel quiero obtener el balance de sumas y saldos del diario de apertura. Para que aparezca la información hay que darle al botón de la derecha actualizar o bien al de la izquierda y podremos exportar la información a Excel desde el botón correspondiente.

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  • Balance de sumas y saldos (por niveles).

74Se tiene un primer filtro por ejercicio y fecha.

75Después existe la posibilidad de seleccionar a qué nivel queremos obtener el balance, con un filtro para algunas cuentas en concreto. También da posibilidad de incluir o no, según marquemos los checks correspondientes, el diario de apertura, regularización y cierra, hacer un acumulado al último periodo y sacar totales por grupo.

Una vez establecidos los filtros, para que aparezca la información hay que darle al botón de la derecha actualizar o bien al de la izquierda y podremos exportar la información a Excel desde el botón correspondiente.

Resultados.

  • Balance de situación.

76Se tiene un primer filtro por ejercicio y fecha.

Después existe la posibilidad de seleccionar qué balance de situación queremos obtener. En este apartado solo saldrán aquellos balances de los creados en el programa Gextor que hayamos definido en la configuración del administrador que queremos visualizar en el programa Gextor Web Contabilidad. Una vez establecidos los filtros, para que aparezca la información hay que darle al botón de la derecha actualizar o bien al de la izquierda y podremos exportar la información a Excel desde el botón correspondiente.77

  • Pérdidas y ganancias.

Se tiene un primer filtro por ejercicio y fecha.

Después existe la posibilidad de seleccionar qué cuenta de pérdidas y ganancias queremos obtener. En este apartado solo saldrán aquellas cuentas de pérdidas y ganancias de las creadas en el programa Gextor que hayamos definido en la configuración del administrador que queremos visualizar en el programa Gextor Web Contabilidad. Una vez establecidos los filtros, para que aparezca la información hay que darle al botón de la derecha actualizar o bien al de la izquierda y podremos exportar la información a Excel desde el botón correspondiente.

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  • Balance de situación comparativo.

79Se tiene un primer filtro por ejercicios que queremos comparar y por fechas.

Después existe la posibilidad de seleccionar qué balance de situación queremos obtener. En este apartado solo saldrán aquellos balances de los creados en el programa Gextor que hayamos definido en la configuración del administrador que queremos visualizar en el programa Gextor Web Contabilidad. Una vez establecidos los filtros, para que aparezca la información hay que darle al botón de la derecha actualizar o bien al de la izquierda y podremos exportar la información a Excel desde el botón correspondiente.

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  • Pérdidas y ganancias comparativas.81

Se tiene un primer filtro por ejercicios que queremos comparar y por fechas.

Después existe la posibilidad de seleccionar qué cuenta de pérdidas y ganancias queremos obtener. En este apartado solo saldrán aquellas cuentas de pérdidas y ganancias de las creadas en el programa Gextor que hayamos definido en la configuración del administrador que queremos visualizar en el programa Gextor Web Contabilidad. Una vez establecidos los filtros, para que aparezca la información hay que darle al botón de la derecha actualizar o bien al de la izquierda y podremos exportar la información a Excel desde el botón correspondiente.

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  • Previsión de IVA / IGIC.

La opción de área económica y fiscal la hemos explicado anteriormente en el apartado de configuración, y existe además esta opción de previsión de IVA / IGIC que realizará un cálculo estimado en función de la información introducida en los libros de IVA, aunque no se haya obtenido todavía el impuesto.

Esta información permite a la dirección realizar correcciones o ajustes previos a la 83realización del impuesto.

Para que aparezca la información hay que darle al botón de la derecha actualizar o bien al de la izquierda.

Facturación.

  • Facturas masivas.84

Opción a partir de la cual será posible registrar, por parte de los clientes de los asesores, las facturas de compra y venta, de forma manual.

Dicha información se irá quedando registrada en una tabla temporal hasta que el cliente envíe el fichero Excel por correo con el botón correspondiente de enviar o el asesor decida recoger los datos para su importación automática en el programa, en la opción de importación de ficheros Excel (facturas), que existe en la opción de contabilidad, intercambio de datos (importación).

85En la parte de arriba irán apareciendo todas las facturas que vamos introduciendo y en la parte de abajo está la pantalla para la introducción de las facturas.

Pasamos a explicar la botonera de la que se parte para realizar la introducción de datos.

Permite la contracción o no de la pantalla para su visualización más detallada, por defecto cuando se entra, está totalmente expandida y al darle al botón, se visualizará solamente la pantalla de introducción de datos y no la información de facturas ya introducida que sale más arriba.86Es el botón que se utiliza para la introducción de una nueva factura al sistema.

Nada más pinchar aparecerá el siguiente mensaje por si hay algún dato introducido en pantalla:87 De todas maneras, nada más entrar en la opción de facturas masivas, ya podemos 88comenzar a introducir datos de nuevas facturas, sin necesidad de darle a este botón.

Lo primero será seleccionar el ejercicio en el que queremos introducir las facturas, después el tipo de factura, si será emitida o recibida y la clase de IVA que le vamos a aplicar.

Los campos a rellenar en la cabecera serán los siguientes:

– NIF. Al rellenar el NIF, si existe en esa empresa de contabilidad traerá automáticamente la cuenta contable.

Cuenta contable.

– Fecha factura. Pinchando en el calendario , se abrirá un desplegable para poderla seleccionar.

– Total factura.

– Serie. Existe la opción de crear una serie nueva, a través del botón, una vez puesta la nueva serie habrá que grabarla dándole al botón correspondiente . También existe la posibilidad de suprimir una serie creada con el botón correspondiente de eliminar .

– Número de factura.

– Fecha de recepción, en caso de ser factura recibida.

– Datos introducidos. Será un cálculo automático que hace el programa informativo sobre la suma de la base imponible introducida más abajo y el IVA, que debe coincidir con el total de factura introducid.

Después habrá que rellenar el campo de impuestos, y marcar los checks correspondientes en el caso que queramos que se incluya en el modelo 347, o sea un ticket.

89Se podrá rellenar la cuenta de contrapartida automática a la que llevará el importe diferencia, puesto que la cuenta de IVA la recogerá de los datos del programa Gextor Web Contabilidad.

También se podrá asignar en la ventana de cartera, la forma de pago, el tipo de documento y la cartera a la que queremos que vaya esta factura.

90Después habrá que introducir la información de terceros, solo en el caso que el CIF no exista ya en esa empresa, porque en ese caso se rellenarían de manera automática al introducir el mismo.91

Desde esta pantalla de terceros, se pueden crear bancos y domiciliaciones nuevas a través del botón , una vez definido el nuevo banco y su domiciliación, habrá que grabar dándole al botón correspondiente. También existe la posibilidad de suprimir una domiciliación creada con el botón correspondiente de eliminar.

Una vez rellenas todas las ventanas, podemos darle al botón de grabar y se irán actualizando las facturas introducidas en la rejilla de arriba.

Con este botón, se procede a la eliminación de las facturas previamente seleccionadas en la rejilla de arriba de facturas ya introducidas. Aparecerá un mensaje de confirmación.92Con este botón, se procede a editar una factura previamente seleccionada en la rejilla de arriba de facturas ya introducidas.93Y posteriormente se abrirá la pantalla para realizar las modificaciones necesarias.

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Con este botón, se proceden a enviar todas las facturas, se generará un fichero Excel que se adjunta en un correo definido previamente en el administrador del programa Gextor Web Contabilidad.

95Primero aparece un mensaje de confirmación previo para el envío.

Una vez enviadas, aparecerá un mensaje de confirmación.

Para definir el correo al que queremos que llegue este fichero Excel, habrá que entrar en el administrador del programa Gextor Web Contabilidad, en utilidades, opciones de correo electrónico, abajo en la opción del programa Gextor Web Contabilidad habrá que seleccionar GWC y rellenar todos los campos necesarios. Ahí podremos definir tanto los textos del asunto del correo como del propio correo electrónico.

96Con este botón, se proceden a borrar todas las facturas una vez han sido enviadas. 97Aparecerá un mensaje de confirmación.

Con este botón se procede a la búsqueda de cualquier factura de las introducidas en la rejilla con diferentes filtros, por año, si es factura emitida o recibida, por NIF, número de factura y en un periodo de fechas. Una vez hecha la selección, se pueden enviar esas facturas en concreto a través del botón correspondiente.

98Si tenemos marcado este check además visualizaremos todas las facturas que han sido ya enviadas y no están borradas.

Opciones.

  • Cambio de password.

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Esta opción permite cambiar la contraseña de entrada al programa Gextor Web Contabilidad por el propio usuario.

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