Ampliación de la información Módulo Terminal Punto de Venta (TPV)

Nace como complemento al módulo principal del programa ERP Gextor Gestión Comercial. Depende directamente de él y aunque en una instalación, determinados puestos de trabajo pueden trabajar solo con este módulo, no dispone de suficiente autonomía para su venta o instalación de forma separada. Es este último uno de los motivos por lo que en este apartado no se hará mención a aquellos aspectos ya explicados con anterioridad. Por ello aconsejamos que, aunque no sea en profundidad, se revise la información principal de la Gestión Comercial. A modo de enunciados, el módulo de venta de mostrador cubre aspectos como:

  • Control de distintos terminales (aperturas, cierres, arqueos, cierres, etcétera).
  • Entradas y salidas eventuales de dinero en caja.
  • Control de vendedores y de comisiones.
  • Movimientos de venta a modo de ticket, facturas y / o albaranes de entrega.
  • Posibilidad de periféricos auxiliares como cajón portamonedas, visor, etcétera. Además de multitud de listados, informes y gráficos.

Dos conceptos distintos a tener en cuenta (usuario y vendedor). A diferencia de lo que suele ocurrir en otros departamentos, donde normalmente cada usuario dispone de un terminal, en lo que podríamos denominar mostrador es habitual encontrarnos con que varias personas utilizan el mismo equipo, es en este punto donde se crea el concepto de vendedor. Dónde:

Usuario Gextor

Nuestra propuesta es algo genérico, similar a caja 1, caja 2, etcétera. Se le asignan los permisos a entrar en distintas opciones del programa, diciendo por ejemplo, que en la tienda no se debería tener acceso a la contabilidad o a cualquier opción estadística de la parte comercial. Todos los parámetros de cajón, impresora, dinero en caja, etcétera, son comunes a cualquier usuario que utilice ese equipo.

Vendedor

Si se necesita saber qué operaciones realiza cada vendedor o si desea establecer unas políticas concretas, como por ejemplo, que solo pueda hacer el arqueo uno de ellos, es entonces cuando se creará un vendedor por cada persona.
En resumen, el acceso del programa se realiza con el usuario Gextor y en cada venta se declara el vendedor o agente que la ha realizado.

Ficheros

Aquí se describe la forma de crear, modificar, consultar, suprimir y listar el contenido de los diferentes ficheros maestros que se van a utilizar en el programa ERP Gextor Gestión Comercial y en la opción de Terminal Punto de Venta (TPV).

Son lógicamente las primeras opciones en utilizarse, ya que a través de ellas se definen los clientes, artículos, etcétera, que posteriormente son utilizados por el resto del programa ERP Gextor Gestión Comercial.

Los apartados de clientes, artículos, cambios de ejercicio y empresa son idénticos en cuanto a forma y operativa que aparecen en el módulo principal por lo que se podrá obtener toda la información necesaria en éste.

Agentes

Toda la definición relativa a datos identificativos, porcentajes de comisión, ventas realizadas, son iguales a los del módulo principal, la única diferencia que se tendría respecto a un agente comercial es la marca que permitirá que esta persona pueda realizar ventas a través de este módulo.

1En la introducción de este módulo se comentaba que era posible distinguir los permisos de cada vendedor. Esto sería función del administrador y por tanto se encuentra en su módulo, usuarios y contraseñas  ->  permisos de vendedores.

2De esta forma se podría indicar que en el programa que solo el encargado tiene opción a abrir o cerrar la caja.

Formas de pago

La opción de “Ventas por mostrador” del programa ERP Gextor Gestión Comercial, permite facturar de forma directa sin que intervengan albaranes previos. Normalmente se utiliza el ticket como documento acreditativo de la venta y la forma de pago más habitual suele ser efectivo o alguna similar, sin que intervengan cálculo de vencimientos, días de pago, etcétera.

Por eso el programa ofrece la posibilidad de definir formas de pago para ser utilizadas solamente en la opción de “Ventas por mostrador”. Hay formas de pago mixtas para uso de venta de mostrador o uso en el módulo principal de la gestión. En la mayoría de los casos se llegaba a que existieran formas de pago duplicadas (caso de efectivo) y al mismo tiempo que generaba dudas en el momento de hacer una factura o albarán desde este módulo.

3Es una forma de pago que puede ser utilizada en cualquiera de los dos módulos. Para ello se modifica el interfaz del fichero de formas de pago quedando de la siguiente forma:

Está solapa permite indicar que también es utilizada en venta de mostrador, por lo que marcando esta opción se habilitarán los controles e información propia de este módulo.

Para tratar aquellas formas de pago “no contado”, se crea un tipo denominado “pago aplazado”.

Al instalar esta opción, se encontrarán que las formas de pago del módulo principal estarán definidas igual que estaban y las de venta de mostrador con esta marca y demás información rellena tal cual estaba. No obstante si Vd. quiere unificar las formas de pago eliminando las sobrantes puede apoyarse en la utilidad de cambios de código a través de la entrada “Unificación de formas de pago” donde se han realizado modificaciones para que esto se trate de forma automática.

Abrir cajón

En el caso de que su ordenador disponga de un cajón portamonedas, Vd. puede indicar si la forma de pago que está definiendo, debe abrir el cajón o no.

Tipo

Indique a cuál de los cuatro tipos de forma de pago pertenece la que está definiendo. La opción de “Ventas por mostrador” ofrece resúmenes periódicos de ventas clasificados por tipo de forma de pago.

Datos estadísticos

En esta carpeta se recogen los acumulados de los importes correspondientes a ventas y compras efectuadas con esa forma de pago:

4Puede representar los datos de forma gráfica mediante el botón al efecto que se encuentra en la botonera inferior.

Como el resto de las opciones descritas anteriormente, dispone también de una botonera de navegación y de la función de listados.

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Almacén

Extraídas también del módulo principal del  programa ERP Gextor  Gestión Comercial, para un acceso más rápido, se presentan las opciones más usadas desde un equipo de venta de mostrador.

Para cualquier información adicional diríjase al módulo principal del  programa ERP Gextor  Gestión Comercial.

Venta por mostrador

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Opciones de terminal

Engloba las acciones a realizar relacionadas con la caja, listado que permitirá emitir un documento como justificante de la entrada o salida de dinero en caja.

7En la parte inferior dispone de un botón para imprimirlo. Apóyese en el check que informa si la impresora es para tickets.

Vendedor y  clave de acceso.

Rellene estos datos para tener acceso a las distintas funciones.

Fecha, hora, terminal y estado.

Son datos informativos, en los que entre otros aspectos, indican el estado de la caja. Aunque no debería ser habitual, el campo fecha es modificable por si desea acceder a la apertura o cierre en otro día distinto al actual.

F8 – Apertura.

Indique el valor de comienzo de cada una de las formas de pago:

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Proponer

Normalmente las cajas se abren con el mismo cambio todos los días, pulse este botón para rellenar los valores de forma automática basándose en la última apertura realizada.

Imprimir.

Deja constancia impresa de los valores indicados, puede apoyarse en el check de la izquierda “Impresora de tickets” si su impresora es de ese tipo.

F9 – Entradas.

Registre cualquier entrada de dinero adicional, como una reposición de cambio, como se muestra en el ejemplo:

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Salidas.

De la misma forma que el punto anterior, registre cualquier movimiento de salida de dinero en caja:

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F11 – Cierre.

Proceso que cierra la caja, indique los valores por cada una de las formas de pago definidas.

12Si la opción del tipo de forma de pago es “efectivo”, puede imputar un total o acceder a la ventana de monedas (doble-clic en el icono de las monedas) para que sea el propio programa el que realice las operaciones para el cálculo.

13F12 – Resumen.

Acceda a esta opción para realizar cualquier tipo de consulta del estado de la caja, incluso antes de cerrar la caja.

Con la entrada de formas de pago mixtas, se presentarán los tipos de pago en vez de cada una de las formas de pago.

14Al mismo tiempo de agruparlas, se le dota a este formulario de un acceso al detalle mediante la selección de una fila o una columna:

  • En fila. Mostrando todos los movimientos de ese tipo de forma de pago independientemente de si es una entrada o salida de dinero o mostrando todas las formas de pago.
  • En columna. Mostrando todos los movimientos de esa salida o entrada de dinero independientemente de la forma de pago en la que se ha efectuado.

Esta opción demás ofrece la posibilidad de hacer consultas cruzadas para detectar cualquier posible descuadre.

Haga doble-clic sobre cualquier fila si quiere ver un resumen de los movimientos de una determinada forma de pago.

O doble-clic sobre cualquier columna si quiere ver un resumen de todos los movimientos de un determinado tipo y de cualquier forma de pago.

Facturación.

Aunque como se ha dicho anteriormente, el documento habitual de esta opción es el «ticket”, dispone también de la posibilidad de emitir factura o albarán cuando el cliente así lo solicite. Al entrar, la pantalla aparece con la opción de “Ticket” seleccionada por defecto:

15En esta opción, las preferencias definidas en el administrador tienen una especial importancia debido a que contiene parámetros que influyen en gran medida en el funcionamiento y la operativa. Es recomendable seleccionarla al principio para comprobar o modificar dichos parámetros.

Como en los otros documentos ya descritos, la pantalla de entrada de datos consta de tres zonas: Cabecera, cuerpo y pie.

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Cabecera.

Número de vendedor.

Seleccione el código de vendedor que realiza la venta, dispone de las habituales teclas de consulta F2 y F3.

La zona de la cabecera contiene dos “Botones” para seleccionar el tipo de documento a emitir: F7 – Ticket  o  F8 – Factura.

Ticket.

En el caso de ticket, los campos para los datos del cliente permanecen desactivados, ya que se trata de una venta al público en general y no son necesarios.

No obstante, el programa muestra el código del cliente específico para tickets, que en principio es el 900 y que si lo desea, Vd. puede cambiar por cualquier otro a través de la opción de preferencias generales del programaAdministrador”. Este código de “Cliente” especial es donde el programa acumula los datos estadísticos de ventas realizadas por tickets. No hay que confundir con el código de clientes varios, el cual se utiliza para acumular las facturas de clientes eventuales.

Factura.

Si el cliente solicita que se le emita una factura en lugar de un ticket, deberá pulsar la tecla de función F8. En ese caso el programa habilitará los campos para cumplimentar los datos del cliente:

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Si se trata de un cliente que ya existe, basta con introducir su código para que aparezcan sus datos de forma automática.

Como en los otros documentos de este tipo, dispone de la función para confirmar o modificar los datos y condiciones del cliente para esta factura.

En el caso de que se trate de un cliente eventual, deberá introducir el código de “Clientes varios” y el programa solicitará esos datos.

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El código de clientes varios, lo define Vd. por medio de la función de preferencias personales de esta misma opción.

Para modificar cualquier dato, una vez fuera de esta ventana, basta con hacer doble clic sobre los datos del cliente.

Cuerpo.

En ambos casos (ticket o factura), el programa solicita los mismos datos en el cuerpo del documento.
Como ya se ha dicho anteriormente, los campos que aparecen en este documento son definibles por el usuario a través del programaAdministrador”. Así mismo, la forma de operar depende en este caso también de las preferencias personales de la opción, y que se detallan más adelante.

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El cuerpo del documento es una tabla que contiene las líneas con los artículos y que dispone de los modos “Selección” y “Edición”, que ya han sido explicados en las opciones de albaranes y pedidos.

Tras introducir los datos de la cabecera, el programa solicita los datos del cuerpo:

Referencia.

Introduzca el código o referencia del artículo que va a pedir. Dispone de F2, F3 y F9 para seleccionar. También puede seleccionar el artículo por el código de barras, la referencia del proveedor o cualquier otro código de acceso que Vd. haya definido.

Pulsando Intro o Tab con el campo vacío, el programa interpreta “Línea manual”, lo que le permite introducir la descripción y el resto de los datos manualmente.

Pulsando la tecla Esc, vuelve al campo anterior. Si es el primero, pasa a modo de selección.

Descripción.

Texto descriptivo del artículo que se imprimirá de forma automática, situándose seguidamente el cursor en la columna “Cantidad”. Si Vd. desea modificar o ampliar esta descripción para este pedido, pulse Esc o flecha a la izquierda en el campo “Cantidad” y entrará en la edición de este texto.

Cantidad.

En este campo el programa actuará según se haya definido en las preferencias personales:

1. Deberá introducir la cantidad.

2. El programa propondrá 1 unidad.

3. El programa imprimirá 1 unidad automáticamente El resto de los datos de la línea que el programa puede solicitar, dependen de la definición de documento que se haya hecho.

Para finalizar la entrada de líneas, debe pulsar la tecla Esc cuando esté en modo selección.

Precio y descuentos.

También para estos campos existen preferencias con objeto de parametrizar si el programa se debe parar para que los confirme el usuario o por el contrario los de por buenos y se ponga en edición de otra línea.

Pie del documento

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Permite retener un ticket dejando la caja libre para realizar una nueva venta. El programa le pedirá un texto para que pueda ser reconocido a la hora de recuperarlo.

2122

Opción contraria a la anterior, mediante la misma ventana anterior y con las opciones de búsqueda a través de la tecla F2, puede recuperar una venta retenida.

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A través de esta opción Vd. podrá dejar registradas las reservas o encargos realizados por sus clientes. La forma de realizarlo puede ser a través de:

* Una reserva simple (un registro que avisa que existe mercancía pendiente de entregar a un cliente).

* Pedido, si ha identificado la venta como a un cliente registrado (caso de facturas), a través del formulario de reservas tendrá la opción de generar un pedido de igual forma que si lo mecanizase a través del módulo principal del programa ERP Gextor Gestión Comercial.

La pantalla desde donde se crean las reservas es la siguiente:

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El primer campo (cliente) estará disponible cuando esté realizando una factura. El mismo tratamiento tienen las opciones inferiores (tipo de reserva a realizar), en el tener identificado un cliente el programa le estará preguntando si desea realizar un tratamiento u otro. Hablando de su destino, que será un pedido y se creará en la serie de facturación con la que habitualmente trabaja el terminal en curso, el número que corresponda en base al contador de documentos.

El resto de los campos se utilizará para detallar la reserva; un campo comentarios de libre uso donde Vd. podría declarar una persona de contacto o cualquier otro dato identificativo, un teléfono y una fecha prevista de recogida también a modo informativo.

En la tabla tendrá que indicar las referencias y unidades que han originado la reserva. Y bajo ella, aparecerá el importe de la mercancía reservada, así como dos campos para que introduzca un importe de entrega a cuenta. Estos campos se pueden rellenar automáticamente por el programa, si en las preferencias de la empresa indica un porcentaje habitual de entrega.

Un ejemplo para este tratamiento en una situación cotidiana.

Un cliente entra en la tienda, compra 2 artículos y deja reservado un tercero en vistas de pasar a recogerlo días más tarde.

Los artículos que se lleva el cliente, en ese momento:

25La reserva del tercero:

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El ticket final será, con las dos ventas y el importe de la reserva.

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El tratamiento de las reservas, cuando su destino es un pedido, es igual que cuando se realiza un pedido desde el módulo principal del programa ERP Gextor Gestión Comercial. No obstante Vd. podrá realizar la entrega de la mercancía desde el módulo de venta de mostrador o desde la opción de albaranes de venta, en cualquiera de los casos la reserva quedará en situación de entregada.

También relacionado con este tratamiento existe una opción para gestionarlas de forma individual o en bloque (Gestión de reservas). Se encuentra dentro del menú de venta de mostrador y también es accesible desde el módulo principal  programa ERP Gextor Gestión Comercial, ofreciendo así la posibilidad de informar a la central los pedidos pendientes que a su vez se realicen los trámites oportunos para proveer de mercancía a las tiendas.

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Opción donde se hará la entrega de la mercancía al cliente.

29Lo primero que solicita el programa es un identificador para acceder a la reserva, este identificador puede ser el número de ticket o un número de reserva. Este último es un identificador interno del programa que se puede incluir en el ticket.

Una vez identificado, aparecerán las referencias reservadas. Puede seleccionar una sola o todas en su conjunto. La selección se realiza haciendo clic con el ratón sobre la primera columna.

30Como puede observar, dentro del ticket aparecen dos conceptos a facturar, uno correspondiente al artículo vendido y otro que descontará el importe entregado a cuenta.

Gestión de reservas.

31Desde esta opción Vd. podrá realizar las tareas básicas de una gestión, ya sea tratándolas de forma individual o en bloque.

Alguna de las utilidades que puede brindarle este formulario es la de consultar alguna reserva en concreto, modificarla o anularla. En su opción de listado poder visualizar los artículos que están pendientes de servir o los que previsiblemente se deberían entregar hoy.

Este formulario es accesible también desde el módulo principal programa ERP Gextor Gestión Comercial, con lo que otra utilidad adicional podría estar en que la central o almacén tenga en cuenta esta mercancía en los envíos a las tiendas, procesos de fabricación, pedidos a los proveedores, etcétera.

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En un TPV, dado que la mayor parte de la venta se realiza con clientes varios, el apartado de abonos no es una herramienta imprescindible. Su gestión se realiza con una venta de unidades en negativo. Por otro lado y también relacionado con la devolución de mercancía proveniente de una venta anterior, en muchos casos la mecánica empleada por el dependiente es apuntar en el propio ticket la mercancía que se devuelve, ya sea con una anotación o directamente tachando esa línea, esto impide que el cliente haga “trampa” utilizando el mismo ticket en dos devoluciones.

Esta opción, evita esto último, dejar libertad a aquellos clientes fraudulentos y también evitar que el dependiente tenga que realizar ajustes manuales en un ticket ya emitido, al mismo tiempo que cualquier variación del precio haga más compleja la devolución.

33A través de este formulario tendrá acceso a la venta original y en caso de que sobre la venta se haya devuelto algo, también se verá reflejado. Simplemente marque las líneas que devuelve, serán traspasadas al ticket en curso y la siguiente vez que entre a este ticket aparecerán en color rojo como síntoma de que ya han sido abonadas.

Vales.

En relación al punto anterior, cuando una venta es negativa las empresas siguen dos caminos, devolver el dinero o realizar un documento a modo de “vale por la cantidad de …..”. Este tratamiento se plantea como una política de empresa por lo tanto a modo de preferencia Vd. informará al programa de si en caso de ticket negativo realiza un documento de ticket tal cual, o emite un documento más simple con la fecha e importe de la devolución.

Dentro del administrador, ficha de la empresa, revise las preferencias de venta de mostrador. Y también dentro de este mismo módulo las plantillas de vales en el diseñador de documentos.

Descuentos.

El título del botón es suficientemente descriptivo

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Tecla de acceso rápido a las “Opciones de terminal”, descritas en la parte superior del presente menú.

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Tecla de acceso rápido para una apertura del cajón portamonedas, más adelante veremos las opciones de configuración y momentos prefijados en los que se abre el cajón de forma automática.

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Con esta imagen se da paso al resto de modificaciones realizadas en el módulo. Tal y como sucede con el resto de las utilidades anteriores a esta versión, a éstas se accede a través de la botonera de la parte inferior.

Permite acceder al catálogo de imágenes vinculadas a los artículos:

38La parte superior está destinada a aplicar una serie de filtros para reducir la cantidad de artículos mostrados. Puede ir a un artículo en concreto, mostrar todos los de una determinada sección y / o familia o incluso aplicar otro orden distinto al propuesto por defecto.

Una vez sean presentadas las imágenes, elija la que quiera gestionar haciendo clic sobre ella / ellas y mediante el botón de incluir en venta serán traspasadas al ticket. Desde esta misma ventana Vd. puede acceder a su ficha, seleccionándola y pinchando sobre el botón ficha de artículos o hacer más grande la imagen haciendo doble clic sobre ella, en cuyo caso abrirá el programa vinculado a este tipo de ficheros.

Una vez seleccionada la /s  imagen /es la casilla que aparece bajo la imagen cambiará de color informando al usuario que está interviniendo en esa selección.

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De un solo vistazo Vd. puede visualizar el stock del artículo en todos los almacenes a los que tenga acceso este terminal.

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En este formulario también es posible aprovechar el apartado de referencias alternativas. De forma que si la referencia a buscar tiene otras asociadas, se habilitará la lupa que hay en la parte derecha. Pulsando sobre ella, en el desplegable se cargarán todas sus equivalentes pudiendo acceder al stock de ellas de forma rápida.

Totales.

En este caso, los datos del pie se limitan a la impresión del total del ticket o de la factura (impuestos incluidos).

Se utiliza números grandes con objeto de facilitar su lectura en casos de utilizar TPVs con monitores de menor tamaño.

Finalización del ticket o factura

Para dar por finalizado el ticket o la factura que está confeccionando, deberá pulsar la tecla Esc en el cuerpo del documento. Aparecerá la siguiente ventana:

41El programa solicita la cantidad entregada por el cliente. Tras introducirla, presenta el cambio y se detiene en el botón de “Imprimir ticket”.

Pulsando intro, da validez al ticket y se imprime. Existe la posibilidad de pagar en 2 formas de pago distintas. En cuyo caso, si el importe de la primera forma de pago no cubre el importe a cobrar el aspecto de la pantalla cambiará informando del pendiente y solicitando el resto en otra forma de pago:

42En la parte inferior, dispone de otros 2 botones a los que se accede con las flechas de desplazamiento horizontal.

El de “No imprimir”, da validez al ticket sin imprimirlo, mientras que el de “Anular”, cancela todas las operaciones realizadas en él.

F8-Albarán.

Pulsando la tecla de función F8, convierte el ticket en albarán.

43El programa solicita el código del cliente, y el contenido del ticket queda memorizado como cualquier otro albarán para ser facturado posteriormente.

F9 – Opciones.

Pulsando la tecla de función F9, aparece la ventana con la información relativa a la numeración, el modelo de impreso e impresora que se está utilizando para el ticket o para la factura, Vd. puede cambiarla en cualquier momento que lo desee.

44Tras pulsar el botón de “Aceptar”, queda memorizada esa configuración hasta que Vd. decida volver a cambiarla.

Preferencias.45

A esta función se accede pulsando el icono de la barra de tareas o mediante la tecla F6. Permite definir una serie de opciones que intervienen de forma muy importante en el funcionamiento general de las ventas por mostrador. Al pulsar el botón aparece la ventana conteniendo 4 carpetas:

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General.

Número de almacén.

Indique el número del almacén que debe proponer el programa para salida de los artículos.

Clientes varios.

Opción para emitir facturas a clientes eventuales, y a los cuales no se desea abrir una ficha. El procedimiento consiste en crear uno o varios códigos de cliente para este uso, y que es donde se van a acumular todos los datos estadísticos de las facturas. Cuando en una factura se introduzca uno de estos códigos, el programa solicitará los datos del cliente eventual para esa factura.

Los datos estadísticos se acumularán al código de cliente indicado, mientras que la factura quedará registrada con el nombre y NIF introducido a través de esa ventana.

Importes IVA incluido.

Active este check si desea que los precios e importes aparezcan en la pantalla con el impuesto incluido. En caso contrario los importes del cuerpo aparecerán sin impuesto y el total se refiere a total a pagar (impuestos incluidos).

Tickets.

En esta carpeta el programa solicita los datos de numeración, impreso e impresora a utilizar para la emisión de tickets.

47Formas de pago.

Indique la forma de pago que debe aparecer como propuesta al finalizar el ticket.

48Cajón.

Carpeta para definir las características de los posibles cajones portamonedas conectado a su equipo:

49Configuración.

Seleccione en el desplegable, el puerto donde está conectado el dispositivo. En el caso de estar conectado a un dispositivo serie, deberá indicar a continuación el protocolo de comunicaciones: Velocidad, bits de datos, paridad y bits de stop, separados por el carácter “,” coma.

Secuencia.

Introduzca la secuencia de caracteres de control, separados por comas, para el inicio de impresión o apertura de cajón.

NOTA: Cajones en puerto paralelo

Si su cajón portamonedas se encuentra conectado a un puerto paralelo, no se puede establecer una configuración directa.

Lo habitual en estos casos es que exista una impresora de tickets como “Puente” entre el PC o TPV y el cajón portamonedas, de ese modo podrá configurarlo a través de la configuración de la impresora, consulte el modo de hacerlo a su fabricante.

Otra forma de abrir el cajón es ejecutando un pequeño programa, creado al efecto, en cuyo caso indique que el cajón está configurado contra cualquier LPTx e incluya estas líneas en el fichero extra32.ini ubicado en el directorio Windows:

[VARIOS] Cajon Euro = path + nombre de fichero

En cualquier caso, suele ser un aspecto bastante técnico, así que nuestra recomendación es que se ponga en contacto con nuestro servicio técnico dónde le podrán aconsejar y guiar.

Visor.

Carpeta para definir las características del posible visor conectado a su equipo:

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Opciones.

Se trata de un grupo de opciones auxiliares para actuar contra tickets ya registrados en el sistema.

51Seleccione la opción deseada en la parte superior:

Repetición de ticket.

Permite volver a imprimir un ticket, esta opción es útil para aquellos casos en los que la impresión original no ha sido satisfactoria, rotura del ticket, pérdida, etcétera. Utilice los filtros creados al efecto, seleccione el impreso deseado y presione el botón <Aceptar>.

Anulación de ticket Al seleccionar esta opción el cuadro de operaciones transforma su aspecto quedando de la siguiente forma:

52Indique la serie de facturación y el número de ticket, al pasar por este último, le presentará un resumen del ticket elegido. Finalmente presione <Aceptar> para eliminar definitivamente el ticket. Esta acción deja el hueco en la numeración de ticket.

Contabilización

53Opción que permite generar los asientos contables pertenecientes a las ventas realizadas a través de la venta de mostrador.

El funcionamiento es similar al que se obtiene desde la opción de contabilización de facturas explicado en el apartado del usuario del programa ERP Gextor, salvo que en este caso se realizarán asientos resumen que engloben varios tickets.

Dado que el programa ERP Gextor es un programa en continua evolución, se irá siguiendo la normativa al respecto. A fecha de hoy las directrices que se siguen son:

  • Se agruparan los ticket en un solo asiento / factura resumen por orden y siempre que la suma no supere los 6.000€, en cuyo caso se realizará otra factura.
  • Cualquier ticket superior a 3.000€ será objeto de una factura individual no formando parte de ninguna agrupación.

Convertir ticket en factura.

Se recordará que los tickets normalmente se hacen contra un cliente genérico. Como indica su título, esta opción permite convertir un ticket en una factura, asignando un cliente y una forma de pago según el acuerdo comercial pactado con el cliente.

54En la parte superior deberá seleccionar el origen del cambio (serie y número de ticket) y en la parte inferior el destino, (serie y número de factura así como el cliente y la forma de pago).

Resumen diario.

Opción que permite obtener diferentes informes de las ventas por mostrador realizadas en el período que Vd. indique. A través de la pantalla de datos previos, Vd. puede configurar el formato del informe:

55Aunque en principio se trata de obtener un resumen diario, por medio de los campos “Desde / hasta” Vd. puede definir el período de tiempo a analizar. El programa le ofrece la posibilidad de obtener el informe por tickets detallados, por tickets resumidos o por artículos.

El campo “Listado ordenado por…” ofrece un elemento de análisis interesante para aspectos como pueden ser, entre otros: por forma de pago, para detectar diferencias en el arqueo de la caja, por vendedor, para control de los mismos, etcétera.

Asimismo puede indicar que imprima un resumen por familias, secciones y formas de pago. En definitiva, un pequeño formulario que ofrece una gran variedad de listados con una parametrización de alguna forma sencilla.

Totales de caja.

Es un listado que puede hacer las veces de comprobante o resultado de caja en una determinada fecha.

56El formulario previo es básico, a modo de filtros se pide el terminal (usuario Gextor, como se veía en la introducción), la serie de facturación y el día. Una vez pulsado aceptar aparecerá el listado.

57El formato del listado está preparado para obtenerlo desde una impresora de tickets aunque igualmente se puede obtener a otro tipo de impresora. Como muestra el ejemplo, los totales se muestran agrupados por cada una de las formas de pago.

Gráficos de ventas.

58Mediante esta opción de análisis Vd. podrá visualizar de una forma gráfica resultados de ventas para poder establecer picos de afluencia de público en cuanto a horas, los días de la semana en los que más se vende, que cajas o tiendas son las más utilizadas, etcétera.

Como ocurre en muchas opciones de programa la pantalla se divide en tres zonas, cabecera, cuerpo y pie. La cabecera está destinada a la definición del gráfico, qué sacar y como mostrarlo. El cuerpo o zona media se destina al propio gráfico. Y el pie para realizar acciones como ocultar los controles (cabecera) para dejar más zona libre al gráfico o incluso, grabarlo.

Cabecera.

Dispone de varios apartados para configurar que tipo de gráfico se mostrará:

Terminales.

59En la parte izquierda le aparecerán los terminales o usuarios que han realizado tickets. Para marcar o desmarcar un terminal (mostrarlo en gráfico o no) haga clic con el ratón sobre el icono de su izquierda.

Intervalos.

Se relaciona con uno de los ejes del gráfico (frecuencia de venta), puede extraer el gráfico de un solo día y con las franjas horarias que Vd. decida (para localizar las horas que más vende) o mostrar el gráfico en días, pudiendo conocer qué periodos (días de la semana, número de día o mes) son los mejores en cuanto a venta.

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Periodos de inactividad.

Está estrechamente relacionado con el parámetro anterior de acorde a que si ha elegido días u horas mostrará cuando está inactivo el terminal. Por poner un ejemplo, si lo muestra en horas, podrá decir que durante la noche la venta de mostrador está cerrada, por lo que no debe contemplar esas horas y evitar mezclarlas con franjas horarias en las que aunque está abierto no hay venta.

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Establecer coordenadas.

Los valores a mostrar son importes y frecuencia (periodos), indique En qué eje mostrar cada valor.
Actúe con el ratón habilitando o descartando ciertos periodos.

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Textos adicionales

Si va a imprimir o guardar el gráfico puede acompañarlo con unos textos informativos. Al igual que muestra el ejemplo, en el pie, puede poner el texto “Fecha” entre corchetes, en cuyo caso se reemplazará esta fecha con la fecha elegida para mostrar los datos.

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Formatos

64Los formatos a los que se refiere son los de:
* Presentación: con qué tipo de gráfica mostrar, dispone de:

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* Grabación, en cuyo caso dispone de:

66Personalizar.

Opción creada con el fin de que si suele mostrar el mismo tipo de gráfico, su parametrización no sea obligatoria (o al menos sea más sencilla).

67Una vez indicados todos los parámetros, presione el botón <Aplicar> para mostrar el resultado. Los controles permanecen activos por si quiere realizar cualquier ajuste, en cuyo caso solo con volver a presionar este botón los cambios serán presentados de nuevo.

Mejoras.

Se incluye una gestión completa para su uso mediante pantallas táctiles, permitiendo de forma visual realizar todas las acciones que podía realizar anteriormente con el teclado.

Esto no quiere decir que se pueda prescindir del teclado ya que es necesario en algunos casos como entrada al programa ERP Gextor Gestión Comercial, dar de alta clientes, apertura y cierre de caja, etcétera.

Venta de mostrador (táctil).

Está diseñado para su uso sobre monitores táctiles. Este tipo de monitores responde a la pulsación sobre la propia pantalla de la misma forma que si pulsase con el ratón, por lo que para hacer las pruebas, demostraciones o incluso ante un problema en los sensores de la pantalla podría utilizarse provisionalmente el ratón.

La pantalla de trabajo tiene el siguiente aspecto:

68Está dividida en distintas áreas (de izquierda a derecha y de arriba abajo):

• Identificación.

Informará quien es el vendedor que está realizando la operación y cuál es el cliente. Estos datos pueden ser prefijados mediante el botón de preferencias, que veremos más tarde.

• Área de venta.

En esta área se irán mostrando los productos seleccionados para su facturación. Como sucede en los otros documentos, a través del administrador del programa ERP Gextor Gestión Comercial, Vd. podrá indicar la cantidad de columnas que necesita para su negocio (cantidad 2, descuentos lineales, etcétera).

En la parte inferior se indica el total del ticket , la cantidad de referencias “Distintas” que contiene el ticket y las unidades totales.

Además de éstas un acceso para finalizar el ticket, mediante el que se realizará el cobro e impresión del mismo. Se explica de forma detallada más abajo.

• Área multiuso.

En esta zona se irán mostrando unos botones u otros dependiendo de la opción en la que se encuentre. En la primera vista nos encontramos en modo “Venta”:

69En las parte central (25 = 5 x 5 imágenes) se mostrarán todos los artículos existentes, al ser previsible que se tengan muchos artículos se plantean a modo de páginas, en una primera vista se presentan los 25 primeros artículos pudiendo navegar entre las páginas con los botones verdes, x 1 avanza o retrocede 1 página, x 5 esa cantidad de páginas y los botones de abajo se posicionarán en la primera o última página de este bloque.

Tanto la parte superior (sección y familia) como los botones de las letras, le permiten filtrar la información. Que pertenezcan a ese grupo o que empiecen por determinada letra.

La parte inferior (5 imágenes) está destinada a que Vd. coloque aquellas referencias que más se utilizan en las ventas, digamos que es un acceso rápido a los artículos más vendidos. Pueden ser 5 o más, ya que como se observa aquí también se dispone de un navegador de páginas.

En la opción de preferencias se verá cómo puede filtrar y ordenar la información, además de cómo elegir aquellos artículos de acceso rápido.

Para vender un artículo basta con localizarlo y presionar sobre su imagen, esto imputará 1 unidad del artículo. Si quiere aplicar mas unidades basta con que actúe con el teclado numérico previamente. De tal forma que si quisiera vender 25,3 unidades del artículo 1 la secuencia sería 2 + 5 +, + 3 + imagen.

• Área de opciones.

En esta zona se desplegarán todas las opciones que tiene disponible en esta pantalla.

70El acceso a clientes le mostrará en la zona multiuso una ficha rápida del cliente a través de la cual podrá realizar el mantenimiento del fichero de clientes, alta, modificación, consulta.

El botón anular cancelará el ticket actual.

A través del botón modo manual alternará entre la zona de acceso rápido a referencias y los campos necesarios para hacer una venta manual. Presionándolo le mostrará la siguiente imagen:

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En caso de utilizar un lector de código de barras también es necesario situarse en este modo. Los botones de retener y recuperar funcionan de la misma forma que en la venta de mostrador clásica, sirven para guardar momentáneamente un ticket (o varios) mientras que se realizan otras ventas.

Preferencias:

Esta opción le permitirá parametrizar el formulario para hacer más ágil su funcionamiento. De cara al usuario es recomendable tener las imágenes para una localización más rápida de los artículos, sino deberá indicar cuál es el texto que quiere que le aparezca, la referencia, descripción, etcétera. Indique también la impresora y el diseño con el que quiere emitir el ticket resultante.

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Desde aquí también podrá definir sus referencias de acceso rápido.

Una vez pulsado el botón la pantalla le cambiará a:

73A través del teclado de su ordenador seleccione la referencia a añadir e indique la posición en la que quiere que aparezca. Como se decía en la parte superior, es posible tener más de cinco referencias, por lo que aquí también se utiliza un sistema de páginas para mostrarlas. En la parte inferior tiene una vista preliminar para ir viendo la configuración deseada.

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Para modificar una referencia basta con seleccionarla abajo y actuar de la misma forma, modificar su posición, eliminarla de la lista, etcétera.

Para volver a la pantalla anterior presione sobre “Ver preferencias al uso”.

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• Operativa.

A lo largo del apartado le hemos ido describiendo las distintas formas de vender, en este punto vamos a ver algunos aspectos de la operativa general del formulario.

Teclado. El teclado representado en pantalla funcionará de forma idéntica al teclado físico, con la salvedad de que hay muchas menos teclas entre ellas, algunas importantes como el tabulador o enter con tecla que salta de un campo a otro. Para salvar esta necesidad basta con presionar en el campo que queramos editar. Una vez hecho esto el color de fondo del campo se presentará en otro tono, esto será síntoma de que estamos ahí posicionado y el teclado funcionará contra éste.

En la imagen, el control estará sobre el campo número de vendedor, y por tanto cualquier actuación con el teclado será contra este campo.

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Rejilla de venta. Esta lista está preparada para añadir y eliminar, pero los artículos incluidos en ella no podrán ser editados. Si Vd. necesita modificar el contenido de una línea tendrá que borrarla e introducirla de nuevo. Si lo que desea es aplicar otro precio y / o descuento, tendrá que asignar la referencia a través del modo manual.

ESC. Si está situado en algún modo (acceso clientes, retención, etcétera) y quiere volver a la pantalla principal de la venta, recurra al botón ESC del teclado que aparece en pantalla.

Finalizar el ticket (cobro y emisión).

Una vez introducidas todas las referencias que componen la venta presione sobre <Fin ticket>. El área multiuso cambiará su aspecto mostrando las distintas formas de pago asociadas a venta de mostrador.

77Presione sobre la forma de pago deseada y a continuación teclee la cantidad con el teclado que aparece en pantalla.

Una vez indica la forma o formas de pago pulse <Cerrar e imprimir>.

Tal y como se muestra en la imagen, solo están visibles 4 formas de pago, si tuviese mas disponibles aparecerán en la típica estructura de páginas, presione sobre las flechas verdes para navegar entre los distintos modos de pago.

• Varios. En este formulario, están todas las utilidades necesarias para realizar las ventas, no obstante no se debe olvidar que supone otra forma de realizarlas, el formulario anterior se conserva, también se conservan y se deberán utilizar del mismo modo las opciones de apertura y cierre de caja, arqueos, listados, etcétera. Estas opciones se plantean para realizarlas una / dos veces al día y en la actualidad no disponen de modo táctil para ejecutarlas.

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