Ampliación de la información Módulo Scan (Escaneado automático)

El módulo Gextor Scan es una herramienta que permitirá leer, clasificar, gestionar y archivar documentos y el envío de la información relevante de los mismos al programa Gextor Financiero (contabilidad). En definitiva, una herramienta de productividad total en los momentos de mayor demanda de trabajo para la organización.

Un producto especialmente indicado para asesorías contables dónde la rapidez y la calidad de la información son fundamentales para dar un servicio de valor añadido a sus clientes y donde el tiempo es un objetivo prioritario.

image003Diseño general:

El programa Gextor Scan está diseñado en formato de Microsoft Visual Studio .Net.

Las funciones principales de manejo:

   Añadir nuevo registro.

   Modificar el registro seleccionado.

   Eliminar el registro seleccionado.

   Actualización.

   Traspasar datos al programa Gextor Financiero (contabilidad).

   Mostrar / ocultar área de identificación o datos.

   Zoom sobre un área de identificación o datos.

Mantenimientos:

  • Configuración: Antes de empezar a procesar los documentos, tenemos que entrar a esta opción, a través de la cual configuramos los directorios de carpetas de trabajo, parámetros de contabilización de facturas y digitalización de las mismas.

– General.image011

En esta carpeta indicamos el porcentaje de coincidencia que propone por defecto en los documentos, la calidad del reconocimiento de datos (número de pasadas), si queremos guardar un log de la actividad y por ultimo personalizar el color de las áreas en los diseños.

– Carpeta de trabajo. image012

En esta carpeta indicamos los directorios donde se guardan los archivos digitalizados, los modelos procesados, los documentos XML de traspaso al programa ERP Gextor Financiero (contabilidad), etcétera. Y existe la opción de no guardar esos ficheros.

– Configuración de traspaso al programa ERP Gextor Financiero (contabilidad).

En esta carpeta indicamos los datos para el traspaso al programa ERP Gextor Financiero (contabilidad), cuenta de compras, ventas, portes, otros gastos, cartera 

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  • Digitalización:

En esta pestaña se encuentran las opciones para dar de alta y modificar los modelos de image014factura, ver / borrar el historial de los registros procesados y procesar / validar los documentos para su posterior envío al programa ERP Gextor Financiero (contabilidad).

Modelos / nuevo.

En esta opción creamos los diseños nuevos de facturas para su posterior lectura y validación. Lo primero que tenemos que realizar es indicar el nombre del modelo, si es para todas las empresas o elegir en cuales se utilizará, si el tipo de documento es factura de proveedor o cliente, la prioridad del documento y añadir la imagen de referencia a través del siguiente botón .

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El siguiente paso es indicar el área de identificación del documento. Esta imagen, normalmente el logotipo de la empresa, se utiliza como imagen para reconocer que el documento que estamos procesando pertenece al modelo creado. Para dar de alta el área de identificación hacemos clic en el icono dentro de dicho apartado y seleccionamos en la zona izquierda el área.

image016Ya está creada el área de identificación, seleccionamos y hacemos clic en el icono para indicar las características del área (nombre y % coincidencia).

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El siguiente paso es crear las áreas de datos, para ello hacemos clic en el icono dentro de dicho apartado y seleccionamos en la zona izquierda el área.

Para mayor precisión se puede acercar el zoom con el icono  para seleccionar el área de dato. Una vez seleccionado, tenemos que indicar las características y sobre todo comprobar cuál es el % de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y ajustarlo en el caso que sea necesario, ya que este % de reconocimiento determinará que se lean correctamente los datos del documento.

Para indicar las características, seleccionamos el registro y pulsamos en el icono.

En esta pantalla indicamos el nombre del campo, si es obligatorio o no, si es identificador del documento, el separador decimal que utilizamos (por si la factura tiene un sistema decimal diferente), la máscara, el umbral (donde indicamos las características de grosor, dilatación, etcétera, para que el % de reconocimiento del dato sea lo más alto posible). En este apartado también indicamos si ese dato tiene una correspondencia con un dato del programa ERP Gextor Financiero (contabilidad) a través del icono

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Por último, en el área de datos automáticos, indicaremos si existen campos para traspasar al programa ERP Gextor Financiero (contabilidad), sin necesidad de reconocimiento óptico, por ejemplo, la identificación fiscal. Para añadirlo pulsamos el icono y seleccionamos el dato y el valor.

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Modelos / mantener.

En esta opción podremos modificar los diseños grabados. Si tenemos varios modelos, podremos hacer un filtro previo para localizar el diseño, pulsando en el icono de manera que aplique los filtros seleccionados.

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Para modificar un diseño, seleccionamos el registro y pulsamos en el iconoo doble clic, nos mostrara la pantalla del diseño y se realizaran las modificaciones necesarias.

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– Procesar.

Esta opción nos permite leer los documentos desde distintos orígenes y traspasarlos al programa Gextor Scan.

Primero seleccionamos el origen de los documentos, si los tenemos en una carpeta, archivos o desde digitalización (escáner). Podremos seleccionar los modelos que queremos procesar, por defecto, aparecen todos marcados. Y por último, una serie de características como mostrar detalles, primar velocidad o calidad, traspasar al programa ERP Gextor Financiero (contabilidad) a la vez que se procesa (el traspaso se podrá realizar desde otra opción permitiendo comprobar los datos antes de realizarlo).

image025– Validar.

En esta pantalla nos indica si se ha procesado o no correctamente los documentos, si ha dado alguna validación incorrecta, podremos revisarlo pulsando doble clic en el registro. Las situaciones que muestra son las siguientes:

Procesado correctamente, listo para traspasar al programa ERP Gextor Financiero (contabilidad).

Procesado / validado con errores.

Procesado y traspaso al programa ERP Gextor Financiero (contabilidad) correctamente.

image029Se puede dar el caso que procesemos los documentos y aparezcan en situación de procesado correctamente pero cuando vamos a traspasar al programa ERP Gextor Financiero (contabilidad) se comprueba, por ejemplo, que el NIF no está dado de alta o la cuenta de ventas / compras no es correcta, por lo cual la situación se cambia a procesado / validado con errores.

Una vez revisado, se procederá al traspaso de datos al programa ERP Gextor Financiero (contabilidad) a través del icono correspondiente.

Importante: Solo se traspasarán los registros que estén en situación azul y en la rejilla, es image030decir, si filtramos por un tipo de documento o fecha solo se traspasarán dichos documentos.

Si hacemos doble clic, sobre un registro nos muestra el detalle de los datos que ha obtenido en el proceso de reconocimiento de datos. Existe la posibilidad de modificar dichos datos.

Una vez comprobado los datos, si son correctos y el documento está en situación “Procesado correctamente, listo para traspasar al programa ERP Gextor Financiero (contabilidad)”, al aceptar nos dará la opción de validar y traspasar ese documento al programa ERP Gextor Financiero (contabilidad):

image031Por último dentro de esta opción podemos revisar el fichero escaneado haciendo clic en el icono de documento.

– Registro / ver.

Está opción permite comprobar si el proceso de digitalización se ha realizado correctamente y los datos que ha reconocido y el porcentaje (%) de coincidencia. Al igual que el resto de pantallas tenemos una opción previa de filtros por fecha, operación y resultado y el icono del programa de dichos filtros.

image033– Registro / borrar.

Esta opción permite borrar el historial de registros que hemos procesado (afecta solo al historial de la pantalla registro / ver).

image034Consulta en el programa ERP Gextor Financiero (contabilidad).

La visualización de la factura una vez escaneada tendrá la misma apariencia y funcionamiento que una factura generada en el programa, tanto en la ventana de facturas como en el diario:

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