Programa informático Centralita es un sistema de control para todas las llamadas que entran dentro en la empresa, y así la recepcionista pueda gestionar y registrar todas las llamadas entrantes.
Programa informático Centralita, menú principal
Se basa en fichas de empleados, tipos de llamada y situación, etc., para registrar todas las llamadas que se reciban. Una vez registrada la llamada, si el destinatario no se encuentra “disponible”, se dará la opción de enviar un correo electrónico para informarle de esa llamada no contestada. Así mismo, esta herramienta dispone una serie de listados para controlar las llamadas recibidas (por día, por empresa, por tipo de llamada, por destinatario, etcétera).
General:
Se adapta el programa informático Centralita al nuevo formato de Microsoft Visual Studio .Net.
Las funciones principales de manejo son:
Añadir nuevo registro.
Modificar el registro seleccionado.
Eliminar el registro seleccionado.
Actualización.
Exportación de la información a Excel.
Añadir o completar tareas de Outlook.
Enviar correo electrónico.
Configuración:
Departamentos: A través de esta pantalla se puede hacer una distribución detallada de la empresa por departamento.
Programa informático Centralita, opción configuración de los departamentos
Cargos: Nueva opción a través de la cual definimos los distintos cargos de la empresa para asociarlo al empleado.
Tipos de llamada:
Se definen los diferentes tipos de llamada que puede recibir la empresa para asociarla en el registro de llamadas, por ejemplo, reclamaciones, información de la empresa, ventas, etcétera.
Programa informático Centralita, modificación de los cargos de la empresa
Programa informático Centralita, modificación de tipo llamada
Programa informático Centralita, modificación de situación
Situaciones:
Este campo se refiere a como terminó la llamada, por ejemplo, si ha sido atendida, no atendida, etcétera. Se puede asociar un color a la situación para poder ver en el listado, por ejemplo, cuales están cerradas, pendientes de enviar, etcétera.
Plantillas:
Opción a través de la cuál podríamos introducir un texto predefinido para el envío de correos electrónicos. Por ejemplo: Desea que le llame al número. Desearía dejar algún mensaje, etcétera.
Además se pueden añadir datos para que lleve de cada aviso el empleado asociado, el cliente, empresa, teléfono, etcétera. Dichos datos se pueden añadir en el asunto o en el texto del mensaje a través de los botones correspondientes.
Programa informático Centralita, modificación de plantilla
Preferencias:
En la opción de llamadas poder predefinir si queremos que se muestren, en el apartado de aviso de llamada, las llamadas de la última semana, día, etcétera, además de en qué orden queremos que se muestren y si queremos aplicar un filtro predefinido de tipo de llamada o situación. En el apartado de nueva llamada indicaremos cuales son los valores predefinidos cuando gestionamos un nuevo aviso.
Programa informático Centralita, preferencias
Actividades:
Empleados:
A través de esta opción se darán de alta los empleados que podrían recibir llamadas de teléfono.
Dentro del apartado de datos, indicamos a que departamento pertenece, el cargo que ocupa, correo electrónico, notas, extensión, etcétera. Además podemos añadir la foto y un comentario dentro de notas para que se muestre dentro de la gestión de avisos de llamadas, por ejemplo, si el empleado está de vacaciones o baja, para que la persona de recepción lo tenga en cuenta.
También existe otra pestaña de llamadas donde podremos revisar cuales son las llamadas asociadas a este técnico, fecha, cliente y la situación en la que se encuentran.
Programa informático Centralita, modificación de empleado
Contactos:
Se incluye nueva opción de personas de contacto, se podrán dar de alta desde esta opción indicando el nombre, la empresa, el cargo, correo electrónico y teléfono. También se crearán automáticamente en el momento que registramos el aviso de llamada.
En la pestaña de llamadas, se encuentra un resumen de las llamadas a este contacto y la situación en la que se encuentran.
Programa informático Centralita, modificación de contacto
Avisos de llamadas:
Este formulario es el principal del programa informático cuya función es registrar las llamadas recibidas en recepción, asignándolas al departamento y empleado correspondiente, gestionando los avisos y situaciones de cada llamada.
Programa informático Centralita, introducción de actividades
Pregunta por:
Desde esta opción podemos seleccionar los empleados activos. Podemos escribir el empleado o seleccionarlo en el menú siguiente teniendo una vista detallada o resumida.
Campos relacionados con “el que llama”:
En la parte derecha de la pantalla aparecen los campos de nombre de la persona que llama, empresa, cargo, teléfono y correo electrónico.
Todos estos campos se pueden crear previamente dentro del fichero de contactos o a la vez que se crea el aviso de llamada, guardándose automáticamente dicha información dentro de contactos.
Tipo de llamada, situación y plantilla:
El siguiente paso es seleccionar el tipo de llamada, la situación en la que está dicha llamada y la plantilla que vamos a utilizar para el envío del correo electrónico. Una vez seleccionemos la plantilla, se cargaran los datos de ésta en el campo asunto y cuerpo. Estos campos se crearan únicamente desde los ficheros correspondientes dentro de configuración.
Botones ver correo, grabar y enviar.
El primer botón de ver correo muestra una vista previa del correo electrónico que se enviará al empleado con la plantilla seleccionada. El segundo grabará la llamada y quedará pendiente de envío. Y el botón enviar, grabará y enviará el aviso de la llamada.
Ultimas llamadas recibidas:
– Se cargará con los filtros de fechas puestos en preferencias y con ese orden. Estos filtros son predefinidos pero se pueden cambiar desde la opción de filtros.
– Se podrá ordenar ascendente o descendente cada una de las columnas pinchando sobre ellas.
– En la primera columna incluiremos una imagen que informe que se ha enviado una notificación por correo electrónico.
– Desde esta opción podemos reenviar de nuevo el correo electrónico, añadir / quitar una tarea nueva al Outlook o eliminar el aviso de llamada. A través de los siguientes botones:
Eliminar el registro seleccionado.
Añadir o completar tareas de Outlook.
Enviar correo electrónico.
Informes:
Llamada:
Dentro de esta opción podemos realizar la visualización o exportación a Excel del listado de llamadas aplicando los filtros de los distintos departamentos, tipo de llamadas, ordenación, etcétera.
Programa informático Centralita, listado de llamadas
Estadísticas:
Desde esta opción podremos obtener el número de llamadas seleccionando los filtros de tipo de llamada, situación, empleado, departamento y empresa (cliente) y dentro de cada apartado los datos que indiquemos.
Son una serie de estadísticas interesantes para el control de llamadas.
Programa informático Centralita, estadísticas
Avisos de llamadas:
En este informe obtenemos la información por empleado de las llamadas por fecha, tipo y situación que están ya enviadas o pendientes de envío. En dicho informe nos muestra fecha y hora de la llamada, los datos del cliente y el correo electrónico asociado a la llamada.
Programa informático Centralita, avisos de llamadas
Utilidades:
Empleados:
Desde esta utilidad podemos importar al fichero de empleados la información que existe en el programa informático ERP Gextor del fichero de usuarios, de manera que se creara un empleado por cada usuario. La información que traspasa es el nombre de empleado.
Programa informático Centralita, importación de empleados
Contactos:
Desde esta utilidad podemos importar del programa informático gestión de planificación los contactos definidos (tabla GFContactos98) o importar del correo los contactos.
Programa informático Centralita, importar contactos
Borrado de llamadas:
Utilidad que nos permite eliminar llamadas grabadas entre un intervalo de fecha para liberar espacio en base de datos:
Programa informático Centralita, borrado de llamadas